Change- en releasemanagement proces

Titel

Change- en releasemanagement proces

Status

Final - Recommended

Versie

1.0

Beheer

Stichting Edu-V

Ingangsdatum

Augustus 2024

Een (kandidaat) deelnemer of een implementatiepartner namens meerdere (kandidaat) deelnemers die in de praktijk tegen een issue is aangelopen of een behoefte heeft aan wijziging of uitbreiding van een bestaande afspraak en een RFC indient bij Stichting Edu-V.

• Opstellen van aanvraagformulier RFC

• Onderbouwen van nut en noodzaak van RFC

• Uitwerken van globale oplossingsrichting voor issue

Een taak van een medewerker van Stichting Edu-V die het proces van intake en behandelen van RFC’s uitvoert en begeleidt.

• Registratie van RFC’s

• Aansturen van behandelen RFC’s

• Communicatie met Indieners

• Voorzitter van Change Advisory Board

Een taak van een medewerker van Stichting Edu-V die het samenstellen, de besluitvorming en het uitvoeren van releases begeleidt.

• Samenstellen releases

• Begeleiden besluitvorming over releases

• Aansturen van oplevering releases

Een taak van een medewerker van Stichting Edu-V die de changemanager en releasemanager ondersteunt bij het change en releasemanagement.

• Analyseren RFC’s

• Afstemmen met Indiener over de inhoud en onderbouwing van een RFC

• Doorvoeren van correctievoorstellen uit RFC’s

• Doorvoeren van wijzigingsvoorstellen uit RFC’s

• Opstellen van Release Notes

• Uitvoeren van releases

• Beheren van documentatie

Een groep van experts die RFC aanvragen, wijzigingsvoorstellen en releasenotities beoordeeld en hier advies over geeft.

De Change Advisory Board bestaat uit de volgende leden:

• Changemanager (Voorzitter)

• Voorzitter Architectenraad Edu-V

• Experts werkgroepen Edu-V

• Afvaardiging implementatiepartners

• Prioriteitstelling RFC’s bepalen

• Wijzigingsvoorstellen in behandeling nemen en hierover adviseren

• Adviseren over releases

Een werkgroep van Edu-V die één of meerdere praktijksituaties inclusief daartoe behorende referentiecomponten en gegevensdiensten onder beheer heeft.

• Inhoudelijk beoordelen van RFC’s

• Verder uitwerken en detailleren van een globale oplossingsrichting naar een concreet wijzigingsvoorstel op de specificatie

• Verzorgen van review op het wijzigingsvoorstel door leden van de werkgroep

De Architectenraad Edu-V borgt de samenhang van alle afspraken en zorgt ervoor dat afspraken blijven voldoen aan de architectuurprincipes en het architectuurkader.

• Beoordelen van RFC’s en wijzigingsvoorstellen op inhoudelijke samenhang, voldoen aan de architectuurprincipes en het architectuurkader.

• Inhoudelijk beoordelen van RFC’s op het architectuurkader

• Verder uitwerken en detailleren van een globale oplossingsrichting op het architectuurkader naar een concreet wijzigingsvoorstel

Verantwoordelijk voor de besluitvorming over nieuwe releases van het afsprakenstelsel.

• Besluiten over releases

• Indien van toepassing hierover advies inwinnen bij de adviesraad

De Adviesraad wordt geconsulteerd door het Bestuur bij releases.

• Adviseren over releases

Een RFC die effect heeft op de beheerprocessen, dienstenniveaus en de gerelateerde juridisch documenten.

Aanpassing beschikbaarheidsvenster in Dienstenniveaus

Proceswijziging in klachten- en geschillenregeling.

Een RFC die effect heeft op de privacy richtlijnen of de model verwerkersovereenkomst.

Tekstuele wijziging van verwerkersovereenkomst

Een RFC die effect heeft op (een) gegevensdienst(en) uit één werkgroep.

Nieuw gegevensveld

Verwijderen gegevensveld

Gegevensveld verplicht in plaats van optioneel

Wijziging in een waardelijst

Nieuwe gegevensdienst

Bug fix in de YAML

Aanvulling van de documentatie

Een RFC die effect heeft op gegevensdiensten uit meerdere werkgroepen, regie op gegevens of het architectuurkader

Aanpassing gegevensveld waar een andere gegevensdienst van afhankelijk is.

Wijziging in een NL GOV standaard waarnaar wordt verwezen. Er wordt een afweging gemaakt of deze wijziging al dan niet direct wordt overgenomen.

Aanvulling van de documentatie

Aangevraagd

De RFC is aangevraagd door de indiener en als nieuw aangemaakt op de RFC overzichtspagina.

De RFC is nieuw en nog niet inhoudelijk beoordeeld.

IA

–

Gekwalificeerd

De RFC is geanalyseerd, de variant is bepaald en de impact is ingeschat.

CM

Ja

TE prioriteren

De RFC wordt besproken in de volgende bijeenkomst van de Change Advisory Board om de prioriteitstelling te bepalen.

CAB

–

TE behandelen

De RFC is toegevoegd aan de backlog en wordt conform de prioriteitstelling in behandeling genomen.

CM

–

in behandeling

De RFC is in behandeling genomen en afhankelijk van de RFC variant belegd bij de werkgroep, werkgroep(en) en/of de Architectenraad Edu-V.

WG en/of AR

Ja

TE corrigeren

De RFC is toegevoegd aan de backlog van de informatieanalist en de correctie wordt uitgevoerd.

IA

-

gecorrigeerd

De RFC heeft geleid tot een correctie in het afsprakenstelsel.

De RFC is afgerond

CM

Ja

wijzigingsvoorstel

De RFC heeft geleid tot een wijzigingsvoorstel dat is uitgewerkt in de werkgroep(en) en/of de Architectenraad Edu-V.

CM

Ja

Te beoordelen

Het wijzigingsvoorstel van de RFC wordt ter beoordeling voorgelegd in de volgende bijeenkomst van de Change Advisory Board

CAB

–

TE wijzigen

Het wijzigingsvoorstel van de RFC is besproken in de Change Advisory Board en kan verwerkt worden in de afspraken.

IA

–

Gewijzigd

Het wijzigingsvoorstel van de RFC is verwerkt door de informatieanalist in een wijziging van het concept afsprakenstelsel.

RM en CM

Ja

pre-release

De wijziging uit de RFC is geselecteerd voor de aankomende release.

IA en CAB

–

released

De wijziging is doorgevoerd in een nieuwe release van het afsprakenstelsel.

De RFC is afgerond.

RM en CM

Ja

afgewezen

De RFC is afgewezen en wordt niet in behandeling genomen of leidt niet tot correcties en/of wijzigingen van het afsprakenstelsel.

De RFC is afgerond. Indien een ander gremium of stakeholder nog een rol kan hebben in het betreffende onderwerp volgt een advies of procesafspraak richting deze belanghebbende.

CM

Ja

Meerdere ketenprocessen kunnen niet functioneren. Het issue is een showstopper voor de digitale infrastructuur.

Issue met identifiers

Issue in OAuth implementatie

Direct opvolging aan geven.

In geval van blocker op een geïmplementeerde gegevensdienst gaat Incident Management in werking.

Een ketenproces kan niet volwaardig functioneren zodra de wijziging niet is doorgevoerd. Het issue is een showstopper voor het ketenproces.

Endpoint ontbreekt

Transactiepatroon is niet werkbaar

Kritiek attribuut ontbreekt

Direct opvolging aan geven.

In de bestaande versie of door een extensie is er een workaround waardoor het issue uit de RFC verholpen is. De workaround is echter niet wenselijk voor de lange termijn.

Optioneel veld verplicht maken

Ontbrekend item voor waardelijst

Ontbrekend attribuut

Wijziging in regelgeving

Het issue beschreven in de RFC is geen showstopper maar dermate belangrijk of van toegevoegde waarde dat de wijziging voorrang dient te krijgen.

De RFC betreft een uitbreiding, wijziging of verbetering van een gegevensdienst.

Wijziging in standaard waarnaar verwezen wordt

NIeuw object

Nieuwe API

Opvolging zodra de RFC’s met een hogere prioriteit verwerkt zijn.

De impact is nihil en de wijziging zal niet leiden tot nieuwe of gewijzigde functionaliteit.

Typefout

YAML bug

Periodiek of wanneer er tijd over is.

De nieuwe gegevensdienst is in ontwikkeling.

Er is nog geen sprake van change- en releasemanagement.

In het ontwikkelproces wordt met iteraties gewerkt en komt een afspraak stapsgewijs tot stand.

Reviews worden besproken in de werkgroep en leiden volgende iteraties van de documentatie.

0.0.X waarbij de X bij iedere iteratie wordt opgehoogd.

De nieuwe gegevensdienst is in eerste implementatie tijdens een voorjaars- of najaarsrelease.

Change en releasemanagement proces is gedeeltelijk van toepassing.

Alleen RFC’s van de variant Stelsel en Gegevensdienst met de prioriteiten blocker en critical worden opgepakt als nieuwe release.

Geen nieuwe functionaliteit (major en minor) wordt toegevoegd.

Uiteraard worden trivial RFC’s verwerkt en de correcties doorgevoerd.

0.9.Y waarbij de Y bij iedere versie wordt opgehoogd.

De gegevensdienst is succesvol geïmplementeerd tijdens een voorjaars- of najaarsrelease door leveranciers.

Deze leverancier bieden de gegevensdienst in een productieomgeving aan.

In de fase van beheer is er sprake van doorontwikkeling van de gegevensdienst.

Het volledige Change en Releasemanagement is van toepassing inclusief alle RFC varianten en prioriteitslabels.

Semantic versioning conform versiebeheer.

Stelsel

Gegevensdienst

blocker

critical

Deze release kan ieder moment uitgevoerd worden aangezien er een issue is met de continuïteit van een ketenproces.

Stelsel

Gegevensdienst

Beheersing

Privacy

major

minor

Deze release wordt periodiek doorgevoerd.

Het streven is om releases die niet backwards compatible zijn maximaal 1 keer per jaar door te voeren.

Allen

trivial

Deze release wordt periodiek en in hogere frequentie dan de feature release doorgevoerd.

Aanvragen

1.

De Indiener dient een RFC in en stelt hiervoor een aanvraagformulier op. Dit aanvraagformulier bestaat uit de volgende onderdelen:

• De indiener(s) van de RFC

• Contactpersoon

• Op welke afspraak heeft de RFC betrekking

• Verwijzing naar de betreffende Confluence pagina

• Voorgestelde wijziging

• Rationale voor de voorgestelde wijziging

• Gewenste invoeringstijdstip van de RFC

–

2.

De CM registreert de aanvraag van de RFC en meldt aan de Indiener dat de RFC in goede orde is ontvangen.

AANGEVRAAGD

Prioriteren

3.

De IA analyseert de RFC en consulteert de Indiener en indien van toepassing een expert uit de werkgroep of de Architectenraad Edu-V en voorziet de RFC van aanvullende informatie:

• De RFC variant

• Het statuslabel

• Het prioriteitslabel

• Een inhoudelijk advies aan de CM en de CAB voor verdere opvolging. Uit dit advies blijkt:

  • De rationale voor toekennen van de RFC variant en het prioriteitslabel.

  • Of de RFC in behandeling zou moeten worden genomen of afgewezen kan worden.

  • Indien het advies is om de RFC af te wijzen dan bevat het advies hier een onderbouwing voor

Bij het bepalen van het prioriteitslabel en het formuleren van het advies kan de IA gebruik maken van het afwegingskader wijzigingen.

Indien de prioriteit van de RFC is ingeschaald als blocker, critical of trivial dan wordt de status gewijzigd naar In behandeling. Voor de andere prioriteiten wordt de status aangepast naar gekwalificeerd.

Op deze manier zorgen we ervoor dat de RFC’s die de continuïteit van de digitale infrastructuur in het geding brengen direct opgevolgd worden. De stap van prioriteitstelling door de CAB wordt overgeslagen.

gekwalificeerd

In behandeling