Toetredingsproces

Voorfase Toetreding

Als een Partij toe wil treden tot het Afsprakenstelsel wordt het volgende proces gehanteerd:

• Partij maakt kenbaar deel te willen nemen aan het Afsprakenstelsel via het ingevulde aanmeldformulier en met welke Referentiecomponent(en) met:

  • indien er minimaal vereiste gegevensdiensten zijn: alle minimaal vereiste gegevensdiensten en al dan niet één of meerdere optionele gegevensdiensten

  • indien er geen vereiste gegevensdiensten zijn: minimaal één optionele gegevensdienst

• De Stichting Edu-V verstrekt informatie over het Afsprakenstelsel en het toetredingsbeleid en -proces, evenals de intentieverklaring ter ondertekening en indien gewenst de aanvraag voor de tegemoetkomingsregeling.

• Partij levert de ondertekende intentieverklaring aan, inclusief eventueel gevraagde bewijsstukken.

• De Stichting controleert of Partij de randvoorwaarden, zoals beschreven in de intentieverklaring, onderschrijft en/of heeft geïmplementeerd.

• De Stichting ondertekent de intentieverklaring tot Kandidaat Deelnemer.

• De Kandidaat-Deelnemer wordt toegevoegd aan de benodigde registers en als Kandidaat-Deelnemer weergegeven op de website van Edu-V [zie registratie]

(Initiële) Toetreding

• Partij levert de ingevulde zelfverklaring evenals de bijbehorende bewijsstukken en/of aanvullend benodigde informatie aan om hiermee aan te tonen te voldoen aan de algemene toelatingscriteria en de bij de Referentiecomponent en bijbehorende gegevensdienst(en) behorende specifieke toetredingscriteria.

• De Stichting geeft aan of de aangeleverde informatie voldoet. Zo niet dan krijgt de Partij de mogelijkheid om de ontbrekende informatie aan te vullen.

• Partij doorloopt de basiskwalificatie behorende bij de aan te bieden Referentiecomponent en bijbehorende gegevensdienst(en). [Zie basiskwalificatie]

• De Stichting geeft aan of de basiskwalificatie met succes is afgerond. Indien dat het geval is, dan wordt dit toegevoegd aan de registratie van de Kandidaat-Deelnemer [zie registratie]

• Partij doorloopt de technische kwalificatie behorende bij de aan te bieden Referentiecomponent en bijbehorende gegevensdienst(en) [Zie technische kwalificatie]

• De Stichting geeft aan of de technische kwalificatie met succes is afgerond.

• Als een Partij het niet eens is met oordeel van de Stichting kan dit kenbaar gemaakt worden conform de procedure van het Klachten en geschillen proces

• Als bovenstaande stappen positief doorlopen zijn wordt de toetreding bekrachtigd door het ondertekenen van de Deelnemersovereenkomst

• De Deelnemer wordt toegevoegd aan de benodigde registers en als Deelnemer weergegeven op de website van Edu-V [zie registratie]

Wijziging Deelname

Een Deelnemer van de afsprakenset kan een aangeboden Referentiecomponent en/of gegevensdienst(en) terugtrekken en met een extra Referentiecomponent en/of gegevensdiensten toetreden.

Terugtrekking Referentiecomponent en/of gegevensdienst

Bij het terugtrekken van een Referentiecomponent en/of gegevensdienst wordt het volgende proces gehanteerd:

• Deelnemer geeft door middel van het wijzigingsformulier aan een of meerdere aangeboden Referentiecomponenten en/of gegevensdiensten te willen terugtrekken

• De betreffende Referentiecomponent en/of gegevensdienst wordt uit de betreffende registers gehaald [zie registratie]

• De betreffende Referentiecomponent en/of gegevensdienst wordt uit de communicatie-uitingen verwijderd

• Als door het terugtrekken van de betreffende Referentiecomponent en/of gegevensdienst de Deelnemer geen diensten meer aanbiedt binnen het afsprakensteledel wordt de Deelnemersovereenkomst beëindigd en wordt de betreffende partij verwijderd uit alle communicatie-uitingen. Tevens volgt uitvoering van het proces uittreding.

Uitbreiding Referentiecomponent en/of gegevensdienst

• Deelnemer geeft door middel van het wijzigingsformulier aan een of meerdere aanvullende Referentiecomponenten en/of gegevensdiensten te willen aanbieden

• De Stichting geeft per Referentiecomponent en/of gegevensdienst aan aan welke subset van de Toetredingscriteria in het toetredingsbeleid moet worden voldaan

• Deelnemer levert de benodigde informatie aan om aan te kunnen tonen te voldoen aan deze subset van de toetredingscriteria

• De Stichting geeft aan of de aangeleverde informatie voldoet. Zo niet dan krijgt de beoogde Deelnemer de mogelijkheid om de ontbrekende informatie aan te vullen

• Deelnemer doorloopt de technische kwalificatie behorende bij de aan te bieden Referentiecomponent en/of gegevensdienst [Zie technische kwalificatie]

• De Stichting geeft aan of de technische kwalificatie met succes is afgerond

• Als een (kandidaat) partij het niets eens is met oordeel van de Stichting kan dit kenbaar gemaakt worden conform de procedure van het Klachten en geschillen proces

• Als bovenstaande stappen positief doorlopen zijn wordt de uitbreiding bekrachtigd door het ondertekenen van de aangepaste Deelnemersovereenkomst.

• De aanvullende Referentiecomponent en/of gegevensdienst wordt aan de Deelnemer toegevoegd in de registers en weergegeven op de website van Edu-V [zie registratie]

Basiskwalificatie

Om als Partij met een Referentiecomponent en bijbehorende gegevensdienst(en) toe te kunnen treden tot het afsprakenstelsel vindt een basiskwalificatie plaats.

• De basiskwalificatie heeft als doel te toetsen of aan de toetredingscriteria in het Toetredingsbeleid is voldaan. In de basiskwalificatie worden alle toetredingscriteria getoetst exclusief de technische kwalificatie.

• De Stichting bepaalt aan de hand van de ingevulde zelfverklaring en eventuele bijbehorende bewijsstukken of daarmee de basiskwalificatie voor het Edu-V afsprakenstelsel voor betreffende component en gegevensdienst(en) van de Partij met succes is doorlopen.

Technische Kwalificatie

Om als Partij met een Referentiecomponent en bijbehorende gegevensdienst(en) toe te kunnen treden tot het afsprakenstelsel zal de betreffende component technisch gekwalificeerd moeten worden. 

• De technische kwalificatie heeft als doel te toetsen of de betreffende referentiecomponent en bijbehorende gegevensdienst(en) voldoen aan de afspraken in de afsprakenset.

• Ter voorbereiding van de technische kwalificatie zal de Stichting er voor zorg dragen dat informatie wordt verstrekt over de technische eisen behorende bij de referentiecomponent.

• Technische kwalificatie vindt plaats door geslaagde deelname in de integrale ketentest die op 2 vaste momenten in het jaar worden georganiseerd.

• De technische kwalificatie bestaat uit 2 rondes. Als er in de eerste ronde punten geconstateerd worden die niet voldoen aan de afspraken set krijgt de kandidaat de mogelijkheid deze op te lossen. Hierna vindt een 2e toets plaats.

• De Stichting bepaalt op basis van de uitkomsten van de integrale ketentest of daarmee de kwalificatie voor het Edu-V afsprakenstelsel voor betreffende component en gegevensdienst(en) van de Partij met succes is afgerond.

• In het geval dat de technische kwalificatie niet met succes is afgerond, kan de Partij deelnemen aan de volgende georganiseerde integrale ketentest.

• Na de ketentest verklaart de Partij in de productie omgeving tenminste is aangesloten op een andere (Kandidaat-) Deelnemer.

Registratie

De Stichting registreert de volgende gegevens van de (Kandidaat-)Deelnemer:

• De naam en algemene contactgegevens van de Partij

• De referentiecomponent(en) waarmee de Partij wil deelnemen/ deelneemt en het softwareproduct (commerciële merknaam) van de Partij waar de component onderdeel van is

• De gegevensdienst(en) die de leverancier zal uitwisselen conform het afsprakenstelsel

• Contactgegevens (waaronder Help- en servicedesk) voor de Stichting en andere deelnemers

Kandidaat-Deelnemers en Deelnemers worden gepubliceerd op de website van het afsprakenstelsel Edu-V in het overzicht van alle Kandidaat-Deelnemers en het overzicht van Deelnemers Edu-V.

Release notes