Nalevingsbeleid

Inleiding en scope

Deelnemers hebben zich via de Deelnemersovereenkomst verplicht tot het naleven van de afspraken van het Afsprakenstelsel Edu-V voor een specifieke Referentiecomponent en bijbehorende gegevensdienst(en) waarvoor de Deelnemer is toegetreden. Het bestuur van Stichting Edu-V is op basis van de Deelnemersovereenkomst verantwoordelijk voor de controle op de naleving en de handhaving van deze afspraken door de Deelnemer. Bij toetreding moeten Deelnemers aantonen dat zij aan de afspraken van het Afsprakenstelsel Edu-V voldoen. Ook tijdens deelname moeten Deelnemers aan de afspraken blijven voldoen. Daartoe heeft de bewijsvoering van de Deelnemer, waarop de toetreding is gebaseerd, een geldigheidsduur overeenkomstig het bepaalde in het Afsprakenstelsel Edu-V.

De naleving van het Afsprakenstelsel Edu-V is belangrijk voor het vertrouwen in het Merk Edu-V en de werking van het Afsprakenstelsel Edu-V. Het nalevingsbeleid dient objectief, zorgvuldig en transparant te zijn.

De uitkomst van een klacht of geschil overeenkomstig de klachten- en geschillenprocedure kan voor de Stichting Edu-V aanleiding zijn om een nalevingstraject op te starten. Zie hiervoor ook artikel 6.5 van de klachten- en geschillen regeling.

Het Nalevingsbeleid is van toepassing voor Deelnemers. Het beleid is niet van toepassing op de eindgebruikers, waaronder voornamelijk ook scholen. Hoe die zich verhouden tot het afsprakenstelsel wordt nader uitgewerkt in een apart spoor binnen het programma Edu-V Afsprakenstelsel.

Randvoorwaarden naleving

Randvoorwaardelijk voor een objectief, zorgvuldig en transparant nalevingsbeleid is dat:

• Iedere melding wordt vastgelegd.

• Alle processtappen te herleiden zijn.

• Er sprake is van een onafhankelijke besluitvorming.

• De overwegingen om wel/niet over te gaan tot handhaving worden gedocumenteerd.   

• Het proces tenminste jaarlijks of zo zoveel als nodig (na ieder nalevingstraject) wordt geëvalueerd en zo nodig aangepast.

Proces op hoofdlijnen

Signalen over het niet naleven van de afspraken door Deelnemers kunnen via meerdere routes bij de beheerorganisatie binnen komen. Bij signalering van niet-naleving worden op hoofdlijnen de volgende stappen doorlopen:

1. Melding en vastlegging. 

Voorbeelden van aanleidingen van meldingen zijn:

• Het niet toepassen van de voorschriften informatiebeveiliging.

• Het toepassen van het Merk Edu-V voor een Referentiecomponent waarmee de Deelnemer niet is toegetreden tot het afsprakenstelsel Edu-V.

• Het niet voldoen aan de standaard dienstenniveaus bij de ondersteuning van de gegevensuitwisseling.

• Het niet toepassen van de Model verwerkersovereenkomst.

• De uitkomst van de ketentest dat de Deelnemer iets niet goed heeft geïmplementeerd.   

 Meldingen kunnen worden gedaan bij info@edu-v.org

2. In behandeling nemen >> Verificatie en verzoek om nadere toelichting.

De melding van de niet-naleving wordt schriftelijk voorgelegd aan de Deelnemer die het betreft. De Deelnemer moet hierop schriftelijk reageren. Dit kan zijn door aan te geven welke maatregelen binnen welke termijn worden getroffen om de vermeende niet-naleving op te lossen. Of te motiveren waarom er geen sprake van niet-naleving zou zijn.

3. Beoordeling nadere toelichting van deelnemer en communicatie besluit. 

Op basis van de ontvangen informatie beoordeelt Stichting Edu-V, gelet op de aard en de ernst van de vermeende niet-nageleefde verplichting, of er sprake is van niet-naleving en zo ja, of de door de Deelnemer voorgestelde maatregelen en het benodigde tijdbestek passend zijn. Hierbij worden de criteria gehanteerd die ook worden gehanteerd bij het bepalen van de redelijke termijn bij een formele ingebrekestelling (zie hieronder voor deze criteria). Als de niet-naleving de veilige en betrouwbare werking van het Ecosysteem van het Afsprakenstelsel Edu-V in het geding brengt, kan Stichting Edu-V beslissen om de Deelnemersovereenkomst tijdelijk op te schorten (zoals overeengekomen in artikel 4.4 van de Deelnemersovereenkomst). De Deelnemer wordt schriftelijk geïnformeerd over de beoordeling. In het geval de Deelnemer meerdere Gegevensdiensten aanbiedt, en de niet naleving heeft betrekking op één van deze Gegevensdiensten, geldt de opschorting alleen voor de Gegevensdienst die het betreft.

Als op basis van de beoordeling van het bestuur van Stichting Edu-V opschorting of beëindiging van de deelnemersovereenkomst van toepassing is, worden deze als volgt inzichtelijk gemaakt:

De maatregel om de Deelnemersovereenkomst op te kunnen schorten en - als ultimum remedium - de beëindiging van de Deelnemersovereenkomst, is een stok achter de deur voor Deelnemers om de afspraken na te komen en de niet naleving zo spoedig mogelijk op te lossen. Deelname aan het Afsprakenstelsel Edu-V is immers niet vrijblijvend. De niet naleving kan impact hebben op een Onderwijsorganisatie, het Ecosysteem en/of een andere Deelnemer kan als gevolg hiervan (mogelijkerwijs) schade lijden. De te nemen mogelijke handhavingsmaatregelen (zoals hierboven weergegeven) zijn opgezet als een escalatieladder. Naarmate de niet naleving in tijdsduur toeneemt, zijn de maatregelen die door Stichting Edu-V kunnen worden toegepast zwaarder. Dit geldt ook voor de berichtgeving hierover.

4. Formele ingebrekestelling. 

De formele ingebrekestelling is de laatste aanmaning om te voldoen aan de niet-naleving en gebeurt schriftelijk.

5. Formele beëindiging deelnemersovereenkomst. 

Nadat de termijn is verstreken die in de ingebrekestelling is opgenomen, is de Deelnemer in verzuim. Op dat moment kan de Deelnemersovereenkomst door Stichting Edu-V worden beëindigd en treedt het proces uittreding in werking.  

N.B. Tijdens elk van deze stappen kan Stichting Edu-V constateren dat er ofwel geen sprake (meer) is van niet-naleving, ofwel dat er voldoende zicht is op naleving. Als er geen sprake (meer) is van niet-naleving, wordt de procedure beëindigd. Bij voldoende zicht op naleving, wordt nog vinger aan de pols gehouden. 

Formele ingebrekestelling

De ingebrekestelling is een schriftelijke aanmaning waarin de Deelnemer door Stichting Edu-V wordt verplicht de verplichting uit het Afsprakenstelsel Edu-V, binnen de gestelde  termijn, na te komen. De ingebrekestelling is de laatste mogelijkheid die de Deelnemer krijgt om de niet-naleving op te heffen. Als de gestelde termijn wordt overschreden is de Deelnemer in verzuim en kan de Deelnemersovereenkomst door Stichting Edu-v worden ontbonden en treedt het proces uittreding in werking. 

Wat onder een redelijke termijn moet worden verstaan, daarover wordt in de wet- en regelgeving geen uitsluitsel gegeven. Of een bepaalde termijn redelijk is, wordt bepaald door feiten en concrete omstandigheden van het geval. Het bestuur van Stichting Edu-V dient hierin zelf een afweging te maken. Dit betekent dat per geval moet worden bepaald wat een haalbare termijn is om de desbetreffende verplichting alsnog na te komen. De criteria die bij deze afweging door het bestuur worden gehanteerd zijn:

• de kans dat het vertrouwen in de werking van het Afsprakenstelsel Edu-V wordt geschaad;

• de kans dat het vertrouwen in het merk Edu-V wordt geschaad;

• de kans dat de niet-naleving (imago)schade voor het Afsprakenstelsel Edu-V en/of merk Edu-V oplevert;

• de kans dat de niet-naleving (imago)schade voor de overige deelnemers in het Afsprakenstelsel Edu-V oplevert;

• de kans dat betrokken partijen bij en/of belanghebbende^[1] bij het Afsprakenstelsel Edu-V beveiligingsrisico’s lopen;

• (voor zover van toepassing) de gangbare doorlooptijd voor een bepaalde actie en/of maatregel; 

• of, en zo ja, welke ((inter)nationale) afspraken er worden gehanteerd voor de invoering/implementatie van een bepaalde actie en/of maatregel.

Voor zover het een situatie betreft die valt onder criteria a tot en met e (en de kans hierop hoog/ aanzienlijk aanwezig is), is het uitgangspunt dat het risico wat wordt gelopen hoog is. De redelijke termijn die voor de nakoming bij de kwalificatie van een hoog risico wordt gehanteerd, is dat de Deelnemer binnen 24 uur de verplichting uit het Afsprakenstelsel Edu-V alsnog dient na te komen. Uiteraard geldt hierbij nog steeds dat concrete feiten en omstandigheden van het geval in overweging worden genomen en kunnen leiden tot een andere afweging voor een haalbare termijn door het bestuur.

6. Evaluatie

Het sluitstuk van ieder nalevingstraject is de evaluatie hiervan. Onderdeel hiervan is ook de invulling van de wijze waarop de redelijke termijn in de processtap ingebrekestelling is gehanteerd. Hierbij wordt bekeken of, en zo ja, deze termijn - voor de door het bestuur overwogen beoordelingscriteria – mogelijk verder kan worden geconcretiseerd.

Stichting Edu-V gaat vertrouwelijk om met dossiers die de niet naleving betreffen. Dit geldt zowel voor  lopende als afgesloten nalevingszaken. Besluiten over opschorting en uitsluiting van deelname zijn daarentegen openbaar.

^[1] Onder belanghebbende wordt hier verstaan iedere organisatie en/of persoon die een belang heeft bij een goede naleving van de afspraken van het Afsprakenstelsel Edu-V door de Deelnemer. Dit is in ieder geval een Onderwijsorganisatie als gebruiker van de Diensten van een Deelnemer, een Deelnemer als onderdeel van het Ecosysteem, Stichting Edu-V als verantwoordelijke voor een goede werking van het Afsprakenstelsel Edu-V en contractspartij van de Deelnemer en als gebruiker van de Onderwijsorganisatie.

Release notes