Leveren digitaal leermiddel

Titel

Leveren van digitaal leermiddel

Scenario

#5 Leveren leermiddelen

Status

In ontwikkeling BEsluitvorming in beheer

Versie

0.0.6

Datum

8 Maart 2024

Auteur

Werkgroep Verwerven en in gebruik nemen

Acties

  • Geen openstaande acties

Op deze pagina is de functionele, operationele en technische specificatie te vinden voor het Leveren van een digitaal leermiddel.

De specificatie bestaat uit de volgende onderdelen:

Start: Bestelling voltooid en Leveringsorder bekend

Dit scenario start op het moment dat een besteller (onderwijsorganisatie of een particulier) een bestelling heeft geplaatst bij een Bestelomgeving leermiddelen. Een enkele bestelling kan bestaan uit meerdere bestelregels voor meerdere producten. Hierbij dient opgemerkt te worden dat ook een product kan bestaan uit meerdere deelproducten. In dat geval spreken we van een Set. Tot slot zijn er producten die bestaan uit folio en digitale componenten. In dat geval spreken we van een combi product.

Voor dit scenario gaan we er van uit dat er een leermiddel (of set van leermiddelen) is besteld. De specificatie op deze pagina licht toe op welke wijze de digitale leermiddelen (of de digitale componenten uit een set of combiproduct) geleverd gaat worden door de betrokken referentiecomponenten Bestelomgeving leermiddelen, Aanspraakmanager, Licentieregistratie en Leermiddelenportaal.

Hierbij maakt het proces direct onderscheid tussen het type product: fysiek, digitaal of combi. Deze uitwerking gaat uit van de levering van digitale leermiddelen die onderdeel zijn van een digitaal of combi product. De levering van fysieke producten is buiten scope van deze uitwerking. De levering van fysieke deelproducten uit een Combi-product is ook buiten scope van deze uitwerking.

Als gevolg van bovenstaande scope start het proces van Leveren met de volgende Leveringsorder:

  • De Besteller, zijnde een Onderwijsorganisatie of een Particulier

  • Leveringsordernummer als unieke identifier voor de leveringsorder. Dit nummer kan door de Bestelomgeving leermiddelen worden gebruikt om de status van de levering te volgen.

  • (Optioneel) Contractnummer ter referentie tussen de leverancier met de referentiecomponent Bestelomgeving leermiddelen en de leverancier met de referentiecomponent Licentieregistratie.

    • Dit is vanzelfsprekend niet van toepassing indien een Leverancier beide referentiecomponenten vervult.

    • Het aggregatieniveau voor contracten wordt bilateraal afgesproken en kan afhankelijk van de ketensamenwerking een ander niveau zijn. Voorbeelden zijn: contractnummer per leverancier, onderwijsorganisatie, bestelling, raamcontract, product, of anderszins.

    • Het contractnummer kan worden gebruikt door de Bestelomgeving leermiddelen om gegevens over Leermiddelactivatie en leermiddelgebruik op te vragen bij de Licentieregistratie.

  • Het Product, zijnde een combi of digitaal leermiddel of een set van digitale leermiddelen

  • De Activatieperiode gespecificeerd met een startdatum (startDate) en einddatum (activationUntilDate)

  • De levervariant en de hiervoor geldende leverspecificatie zoals ook toegelicht op de pagina Leveringsorders, aanspraken, leermiddelorders en contracten.

Proces: Interactieanalyse Leveren digitaal leermiddel

Het leveren van een digitaal leermiddel vindt plaats nadat een Besteller een leermiddel heeft geselecteerd en besteld in de Bestelomgeving leermiddelen. De bestelling wordt door de Bestelomgeving leermiddelen omgezet in één of meerdere leveringsorders. De levering van fysieke en digitale producten wordt op dit moment in het proces gesplitst. De leveringsorder voor fysieke leermiddelen wordt verstuurd naar de referentiecomponent Distributiefaciliteit. Zoals hierboven toegelicht is het leveren van fysieke leermiddelen buiten scope van dit scenario.

De leveringsorders voor de digitale producten worden door de Bestelomgeving leermiddelen naar de referentiecomponent Aanspraakmanager gestuurd. De Aanspraakmanager is verantwoordelijk voor de levering van de digitale leermiddelen uit de leveringsorder. In onderstaande figuur is het interactiediagram voor dit proces weergegeven.

leveren_digitaal_leermiddel_2.png
Figuur 1. Interactieanalyse Leveren digitaal leermiddel

Het proces van leveren van een digitaal leermiddel bestaat uit de volgende stappen:

Stap

Toelichting

Stap

Toelichting

1.

Een Besteller bestelt een leermiddel bij de Bestelomgeving leermiddelen.

2.

De Bestelomgeving leermiddelen zet een bestelling om in leveringsorders voor alle producten uit de bestelling. Alle leveringsorders betreffende digitale leermiddelen worden verder verwerkt in dit proces.

3.

De leveringsorder wordt door de Bestelomgeving Leermiddelen verstuurd naar de Aanspraakmanager met een status ordered.

4.

De Besteller kan in de Bestelomgeving leermiddelen zien dat de leveringsorders aangemaakt.

5.

De Aanspraakmanager verwerkt de Leveringsorder en richt het beheer van aanspraken conform de levervariant en de leverspecificatie in.

  • Voor een individuele levervariant kan direct een aanspraak toegekend worden.

  • Voor de open levervarianten Opleiding, Vak en Groep wordt een proces ingericht om aanspraken toe te kennen op basis van de leverspecificatie.

  • Voor de open levervariant School worden vooraf geen aanspraken toegekend.

  • Voor een combiproduct of een set van digitale leermiddelen geldt dat aanspraken op het niveau van de combi of de set wordt opgesteld.

6.

De Aanspraakmanager verstuurt een terugmelding naar de Bestelomgeving leermiddelen dat de leveringsorder is verwerkt en nu de status van processed heeft.

7.

De Besteller kan in de Bestelomgeving leermiddelen zien dat de leveringsorders verwerkt is en in het proces zoals uitgewerkt in de figuur dat er nog geen aanspraken zijn aangemaakt.

8.

De Aanspraakmanager creëert de aanspraak of de aanspraken voor de eindgebruikers op basis van de levervariant en de leverspecificatie. Hierbij worden de volgende statussen gehanteerd: entitlementStatus created en urlStatus uninitialized

9.

De Aanspraakmanager verstuurt de aanspraak met de entitlementStatus created naar de Licentieregistratie.

10.

De Licentieregistratie registreert de aanspraak zodat de eindgebruiker het leermiddel in gebruik kan gaan nemen conform de autorisatieregels van de aanspraak.

  • Voor een combiproduct of een set van digitale leermiddelen geldt dat de Licentieregistratie alle onderliggende digitale leermiddelen klaarzet voor in gebruik name.

11.

De Licentieregistratie bevestigt aan de Aanspraakmanager dat de leermiddelen klaar zijn gezet met een terugmelding van de entitlementStatus entitled.

  • Indien de Licentieregistratie niet in staat is om de leermiddelen klaar te zetten dan stuurt de Licentieregistratie een terugmelding met een afgesproken foutcode terug.

12.

De Aanspraakmanager verandert de entitlementStatus van de aanpraak van created naar entitled.

13.

De Aanspraakmanager wijzigt de urlStatus van de aanspraak naar initialized en stuurt de aanspraak naar het Leermiddelenportaal.

14.

Het Leermiddelenportaal verwerkt de aanspraak en plaatst de toegangslink voor het leermiddel op het overzicht van leermiddelen voor de eindgebruiker.

  • Voor een combiproduct of een set van digitale leermiddelen geldt dat de overall toegangslink die leidt naar een pagina met alle onderliggende digitale producten wordt geplaatst op het overzicht van leermiddelen.

  • Optioneel worden ook alle toegangslinks van alle onderliggende digitale leermiddelen uit het combiproduct of de set van digitale leermiddelen geplaatst op de het overzicht van leermiddelen. Bij het plaatsen van een toegangslink van een onderliggend digitaal leermiddel wordt een relatie gelegd naar de toegangslink van het hoofdproduct (de set).

  • Indien een leverancier de referentiecomponenten Leermiddelenportaal en Onderwijsleeromgeving combineert, dan kunnen de aanspraken ook worden benut om deeplinks naar leermaterialen klaar te zetten, bijvoorbeeld in persoonlijke studiewijzers.

    • Optioneel kunnen de deeplinks van de leermaterialen worden voorzien van een parameter product van het leermiddel uit de aanspraak. De deeplink kan in dat geval gebruikt worden om het leermiddel in gebruik te nemen. De onderwijsdeelnemer kan dan het leermiddel in gebruik nemen middels de toegangslink van het leermiddel of de deeplinks van de leermaterialen uit het leermiddel. De technische afspraken met betrekking tot het formaat van deeplinks is beschreven in de paragraaf formaat deeplink.

15.

Het Leermiddelenportaal bevestigt aan de Aanspraakmanager dat de toegangslinks klaar zijn gezet met een terugmelding op de urlStatus van processed.

  • Indien het Leermiddelenportaal niet in staat is om de toegangslinks klaar te zetten dan stuurt het Leermiddelenportaal een terugmelding met een afgesproken Foutcode terug.

16.

De Aanspraakmanager verandert de urlStatus van de aanspraak van initialized naar processed.

15.

De Besteller kan bij de Bestelomgeving leermiddelen de statusinformatie van de aanspraken op de leveringsorder inzien. Na voltooiing van alle stappen ziet de Besteller dat er een aanspraak is met de entitlementStatus entitled en de urlStatus processed.

Randvoorwaarden: aansluiting en beschikbare brongegevens

Leveranciers beschikken afhankelijk van de referentiecomponent die ze vervullen over actuele brongegevens en/of hebben onderling overeenkomsten afgesloten:

  • Indien de leermiddelenaanbieder, de verkoop laat verzorgen door een leermiddelenverkoper, dan hebben beide leveranciers bilaterale afspraken gemaakt en een overeenkomst gesloten.

  • Alle betrokken referentiecomponenten in de levering zijn technisch op elkaar aangesloten.

  • De referentiecomponenten Bestelomgeving leermiddelen, Aanspraakmanager, Leermiddelenportaal en Leermiddelendashboard beschikken over actuele informatie uit de Leveranciersspecfieke leermiddelencatalogus van de Leermiddelenaanbieder.

    • De Leermiddelenaanbieder is verantwoordelijk voor actuele informatie in de Leveranciersspecifieke leermiddelencatalogus voor alle Producten die verworven kunnen worden. Dit betekent dat is voldaan aan de vullingsregels zoals toegelicht op de pagina Levenscyclus en statussen Leermiddelen.

  • De Aanspraakmanager beschikt over actuele informatie uit het Administratiesysteem onderwijsdeelnemer van de onderwijsorganisatie.

    • Voor de Aanspraakmanager gelden specifieke verwerkingsregels ten aanzien van het verwerken van wijzigingen in Onderwijsdeelnemer of Lesgroep/Stamgroep informatie.

    • De verwerkingsregels zijn er op gericht om de open levervarianten Opleiding, Vak en Groep correct te laten werken.

  • De Bestelomgeving leermiddelen beschikt over actuele informatie uit het Administratiesysteem onderwijsdeelnemer van de onderwijsorganisatie indien een onderwijsorganisatie de Besteller is.

Randvoorwaarden: regie op gegevens door onderwijsorganisaties

Om Leermiddelen succesvol te kunnen laten leveren tussen de betrokken leveranciers is het van belang dat de onderwijsorganisatie de gegevensuitwisselingen tussen de betrokken referentiecomponenten autoriseert. Meer informatie over het activeren van gegevensuitwisselingen is te vinden in de sectie Regie op gegevens.

Van:

Gegevensdienst

Gegevens

Naar:

Levervarianten

Van:

Gegevensdienst

Gegevens

Naar:

Levervarianten

Administratiesysteem onderwijsdeelnemer

Onderwijsaanbod

Onderwijsorganisatie

AangebodenOpleiding

AangebodenVak

Bestelomgeving leermiddelen

School
Opleiding
Vak
Groep
Onderwijsdeelnemers
Onderwijsmedewerkers

Aanspraakmanager

Opleiding
Vak
Groep

Onderwijsinrichting

SchoolPeriode

Inschrijving

Groep

Bestelomgeving leermiddelen

Onderwijsdeelnemers

Aanspraakmanager

Opleiding
Vak
Groep

Onderwijsdeelnemers

Onderwijsdeelnemers

Bestelomgeving leermiddelen

Onderwijsdeelnemers

Onderwijsmedewerkers

Onderwijsmedewerkers

Bestelomgeving leermiddelen

Onderwijsmedewerkers

Aanspraakmanager

Aanspraken

Aanspraak

Leermiddelenportaal

Allen

Bestelomgeving leermiddelen

Leveringsorders

Leveringsorder

Leermiddelenportaal

School

Geen Regie op gegevens tussen leermiddelenverkoper en leermiddelenaanbieder

Voor de uitwisseling van gegevens tussen referentiecomponenten van de leermiddelenverkoper en de leermiddelenaanbieder is geen toestemming nodig vanuit de onderwijsorganisatie. Als gevolg van de bilaterale overeenkomst tussen de leveranciers is er reeds doelbinding om de gegevens uit te wisselen.

Voor dit proces betreft het de volgende eisen:

  • De onderwijsorganisatie heeft de uitwisseling van gegevens geactiveerd conform bovenstaande tabel.

  • Het delen van informatie vanuit het Administratiesysteem onderwijsdeelnemer is afhankelijk van de gekozen levervariant. In de kolom Levervarianten is aangegeven voor welke levervarianten de gegevensdienst noodzakelijk is.

    • Voor de levervarianten Persoon met ID en Persoon met activatiecode is geen informatie uit het Administratiesysteem onderwijsdeelnemer vereist.

  • Een aantal gegevensdiensten bevatten persoonsgegevens en vereisen een verwerkersovereenkomst tussen de onderwijsorganisatie en de leverancier.

    • Het betreft de gegevenssoorten:

      • Onderwijsadministratie

      • Leveringsorders

      • Aanspraken

    • De Onderwijsorganisatie heeft derhalve een Verwerkersovereenkomst gesloten met alle betrokken leveranciers.

Technisch: APIs

Voor dit proces zijn de volgende brongegevens relevant:

De interactieanalyse maakt gebruik van de de:


Release notes

Deze uitwerking is gebaseerd op basis van de volgende stappen:

  1. 0.0.1: Outline van de pagina is gemaakt op basis van bestaande content.

  2. 0.0.2: Verwijzingen naar Scenariobeschrijvingen Verwerven en in gebruik nemen bijgewerkt.

  3. 0.0.3: Tekst geactualiseerd op basis van herziening rollen en referentiecomponenten in het architectuurkader. Verwijzingen naar de POC scope zijn verwijderd.

  4. 0.0.4: Delivery API toegevoegd voor communicatie tussen Bestelomgeving leermiddelen en Aanspraakmanager.

  5. 0.0.5: Gegevensdiensten van SIS API opgesplitst in:

    • Onderwijsorganisatie

    • Adresgegevens fijndistributie

  6. 0.0.6: De interactieanalyse is bijgewerkt op basis van de herziening van het Conceptueel model.