Afspraken beheer Modelverwerkersovereenkomst

Het beheer (nieuwe versies en tussentijdse wijzigingen) van de modelverwerkersovereenkomst en de bijlagen wordt in opdracht van de toekomstige rechtsvorm EDU-V uitgevoerd door een werkgroep in de huidige samenstelling van het KA-P. Dat betekent dat:

• Voorstellen over de inhoud worden gemaakt tussen de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad en de leden van de brancheorganisaties voor aanbieders van leermiddelen, toetsen en educatieve dienstverlening (MEVW), leveranciers van diensten en systemen in onderwijs-ICT (VDOD), en schoolleveranciers/distributeurs (KBb-E);

• De werkgroep levert afgeronde voorstellen voor nieuwe of gewijzigde versies van de modelverwerkersovereenkomst en de bijlagen op aan de toekomstige rechtsvorm EDU-V en indien gewenst ook voorstellen voor bestaande overige producten met een relatie naar de modelverwerkersovereenkomst en de bijlagen. Een en ander geborgd en opgenomen in het change- en releasebeleid voor het afsprakenstelsel. Aan de opzet van de rechtsvorm en de governancestructuur voor het afsprakenstelsel wordt de wens meegegeven een representatie van de samenstelling van de werkgroep terug te willen zien in die governancestructuur;

• Besluitvorming in de werkgroep vindt net als nu plaats op basis van consensus met unanieme instemming door de selecte groep die nieuwe afspraken voorbereidt, die de afspraken zelf afstemmen met de eigen achterban en eventuele binding van de leden hieraan bespreekt. In overleg met het georganiseerde beheer op het afsprakenstelsel EDU-V wordt (bredere) inspraak/ consultatie georganiseerd bij de totstandkoming van producten die door de werkgroep wordt opgepakt en, indien van toepassing, verwerkt.

Toepassing van Modelverwerkersovereenkomst voor niet-deelnemers

Er zullen partijen zijn die geen deelnemers worden in het afsprakenstelsel, omdat zij diensten of producten leveren die niet vallen binnen de scope van het afsprakenstelsel, maar wel gerekend kunnen worden tot ‘digitaal leermiddel’ en persoonsgegevens verwerken. Het afsprakenstelsel betreft tenslotte situaties van onderlinge gegevensuitwisseling tussen leveranciers onderling en tussen scholen onderling. Er zijn ook situaties waarbij persoonsgegevens worden verwerkt zonder dat er gegevens worden uitgewisseld of die niet onder de genoemde praktijksituaties vallen.

Voor die partijen moet het mogelijk blijven om de model verwerkersovereenkomst en bijbehorende bijlagen te kunnen toepassen, zonder deelnemer te worden en zijn van het afsprakenstelsel EDU-V. De modelverwerkersovereenkomst en bijbehorende bijlagen worden voor dat doeleinde onder open gebruikslicentie beschikbaar gesteld voor anderen met behoud van intellectueel eigendom bij de rechtsvorm EDU-V. De modelverwerkersovereenkomst en de bijbehorende bijlagen die deze partijen toepassen, zijn dan 1 op 1 de producten, zoals die beheerd worden binnen het afsprakenstelsel EDU-V. Alleen wordt dan afgeweken van artikel 4 (waarin een link wordt gelegd met het afsprakenstelsel). De rechtsvorm EDU-V is echter niet verantwoordelijk en aan te spreken op gebruik van deze producten door andere partijen en zal ook niet sturen op correcte naleving hiervan door deze partijen. Gebruik door deze partijen staat geheel los van het afsprakenstelsel EDU-V.

Vragen en aandachtspunten bij dit voorstel:
Vraag: Is het van belang om (een variant/ versie van) de bestaande website voor het convenant in de lucht gehouden, evenals een registratieproces voor partijen die toezeggen gebruik te maken van de modelverwerkersovereenkomst. Deze partijen nemen dan niet deel aan het convenant of worden dan geen vriend van het convenant, omdat deze vervalt. Deze partijen maken dan via deze (variant/versie van deze) website kenbaar gebruik te maken van de ‘Afspraken privacy digitale leermiddelen’ oid of sec de modelverwerkersovereenkomst en bijbehorende bijlagen. Zo blijft een overzicht van gebruikers van de model verwerkersovereenkomst en bijlagen behouden. Eventueel kunnen de deelnemers aan het afsprakenstelsel EDU-V hier ook standaard op worden gepubliceerd.
Vraag: Moeten er artikelen, een uitgekleed convenant, behouden blijven voor deze situatie? En dus alleen voor de ‘niet-deelnemers aan het afsprakenstelsel’?
Aandachtspunt: in het governancetraject moet de wens om een aparte website met bijbehorend inschrijfproces voor ‘vrienden van’ als aparte taak voor de nieuw op te richten rechtsvorm meegenomen worden.
Aandachtspunt: Nader bepalen van uiteindelijk toe te passen open gebruikslicentie met behoud van intellectueel eigendom bij de toekomstige rechtsvorm EDU-V.

Aandachtspunt: Indien huidige aanpak en voorgestelde afspraken in het afsprakenstelsel akkoord zijn, moet de Model verwerkersovereenkomst worden aangepast om het als product onder het afsprakenstelsel te kunnen gebruiken. Zie daarvoor voorstel in de tabel bij punt 2 in de tweede kolom.