Conceptueel model: Verwerven en in gebruik nemen leermiddelen

Titel

Conceptueel model: Verwerven en in gebruik nemen leermiddelen

Status

In ontwikkeling ROSA-Architectuurscan BEsluitvorming IMPLEMENTATIE in beheer

Versie

0.0.4

Datum

8 Maart 2024

Auteur

Werkgroep Verwerven en in gebruik nemen

Acties

Geen openstaande acties

Op deze pagina wordt het conceptueel model van de praktijksituatie Verwerven en in gebruik nemen leermiddelen toegelicht. Deze praktijksituatie kent diverse gegevensdiensten die tussen meerdere referentiecomponenten uitgewisseld worden. Het conceptueel model wordt op deze pagina stapsgewijs opgebouwd van globaal naar gedetailleerd model. De pagina bestaat uit de volgende paragrafen:

Principes waaraan het model dient te voldoen

Het conceptueel model voor het Verwerven en in gebruik nemen van leermiddelen betreft een herontwerp van de Leermiddelenketen. Bij dit herontwerp zijn een aantal principes geformuleerd waaraan dit model dient te voldoen. Deze principes zijn weergegeven in onderstaande tabel.

Nr.

Principe

Toelichting

Nr.

Principe

Toelichting

V1

Directe toegang

Onmiddellijke toegang tot een leermiddel na activatie van de licentie mits de licentie wordt geactiveerd in de mogelijke activatieperiode van het leermiddel.

V2

Ontkoppeling fysiek en digitaal

Toegang tot het digitale leermiddel is niet afhankelijk van de levering van een eventueel bijbehorend fysiek leermiddel.

V3

Licenties zijn persoonlijk

Een licentie is een persoonlijk gebruiksrecht en niet overdraagbaar.

V4

Licenties zijn terug te herleiden tot de bestelling

De bestelgrondslag van elke licentie is duidelijk.

V5

Business- en betaalmodellen

Het afsprakenstelsel ondersteunt een product-, abonnements- en verbruiksmodel en verschillende betaalvoorwaarden.

V6

Status van een bestelling

De status van een bestelling en/of levering is inzichtelijk en onbetwistbaar voor alle betrokken partijen.

V7

Geautomatiseerde plaatsing van toegangslinks

Toegangslinks worden geautomatiseerd geplaatst in het leermiddelenportaal van de onderwijsorganisatie. Dat hoeft een onderwijsmedewerker niet met de hand te doen.

V8

Uniformiteit over sectoren

De afspraken zijn breed toepasbaar in alle sectoren. De afspraken zijn generiek maar maken een specifieke invulling per sector mogelijk. 

V9

Inzicht in activatie en gebruik

Scholen hebben de mogelijkheid om een totaaloverzicht te hebben over hun leermiddelen.

Globaal conceptueel model op hoofdlijnen

De praktijksituatie verwerven en in gebruik nemen van leermiddelen maakt het voor onderwijsorganisaties en particulieren mogelijk om leermiddelen (fysiek, digitaal of combi) te verwerven. Onder verwerven worden alle processen van oriënteren, selecteren, bestellen, leveren, in gebruik nemen (activeren) en gebruiken verstaan.

Bij deze processen zijn diverse referentiecomponenten betrokken. Zodra de leermiddelen tegen betaling worden verworven door een besteller dan zijn diverse referentiecomponenten betrokken die bij leveranciers vallen in het domein van bedrijfsvoering. De referentiecomponenten wisselen gegevens uit die leiden tot verkooporders, inkooporders, licenties en logistieke leverprocessen.

De praktijksituatie verwerven en in gebruik nemen bevat afspraken over het bestellen van fysieke, digitale en combi leermiddelen. Het leveren, in gebruik nemen en gebruiken is gericht op digitale leermiddelen. Hieronder vallen ook de digitale deelproducten uit combi producten.

In het globaal conceptueel model zijn de referentiecomponenten en gegevensdiensten benoemd die een rol spelen bij het leveren en in gebruik nemen van digitale leermiddelen. Het betreft:

  • Bestelomgeving leermiddelen: applicatie waarin een besteller leermiddelen kan bestellen, eventueel betalen en de voortgang van een bestelling kan volgen.

  • Aanspraakmanager: module die zorgdraagt voor 1) het verwerken van leveringsorders voor digitale leermiddelen naar aanspraken, 2) het beheren van aanspraken in de licentieregistratie en 3) het plaatsen van de toegangslink voor aanspraken in het leermiddelenportaal.

  • Licentieregistratie: systeem dat aanspraken op leermiddelen registreert en waar een gebruiksomgeving digitaal leermateriaal kan laten controleren of een eindgebruiker het recht heeft om een leermiddel te activeren of gebruiken.

  • Leermiddelenportaal: een applicatie die eindgebruikers een toegangsportaal biedt van de digitale leermiddelen waarop ze een aanspraak hebben en kunnen (gaan) gebruiken.

  • Gebruiksomgeving digitaal leermateriaal: applicatie waarin een eindgebruiker digitale leermodules en leermaterialen kan gebruiken. In de gebruiksomgeving kunnen allerlei gebruiksactiviteiten uitgevoerd worden zoals: oefenen, instructie volgen en voortgang monitoren.

  • Digitaal toetssysteem: Een applicatie waarin onderwijsmedewerkers digitale toetsen of examens kunnen plannen, afnemen, beoordelen, analyseren en/of publiceren en onderwijsdeelnemers digitale toetsen of examens kunnen maken en inzien.

Deze referentiecomponenten wisselen gegevens met elkaar uit om de levering van digitale leermiddelen succesvol te laten verlopen. Deze gegevensuitwisselingen zijn weergegeven in Figuur 1.

Ketens en samenwerkingen tussen leveranciers

Het conceptueel model maakt diverse ketensamenwerkingen tussen leveranciers mogelijk en schrijft deze niet voor. In het afsprakenstelsel maken we onderscheid in de:

  • Leermiddelenverkoper: een leverancier waar je als besteller (onderwijsorganisatie of particulier) leermiddelen kunt verwerven.

  • Leermiddelenaanbieder: een leverancier die leermiddelen ontwikkelt en exploiteert.

In de praktijk kan een leermiddelenaanbieder ook zelf leermiddelen verkopen. In dat geval is er geen ketensamenwerking met een leermiddelenverkoper. De leermiddelenaanbieder kan in dat geval wel een keten vormen met bijvoorbeeld een leermiddelenportaal voor het plaatsen van toegangslinks.

Ook kunnen leveranciers in verschillende ketens met elkaar samenwerken en de referentiecomponenten onderling verdelen. Op de pagina Varianten van ketensamenwerkingen zijn een aantal gangbare ketens uit de praktijk weergegeven op het conceptueel model.

 

globaal_conceptueel_model.png
Figuur 1. Globaal conceptueel model op hoofdlijnen

De levering van een digitaal leermiddel wordt geïnitieerd vanuit de Bestelomgeving leermiddelen. Een bestelling van een besteller (onderwijsorganisatie of particulier) wordt omgezet naar leveringsorders. In een leveringsorder wordt voor één product gespecificeerd op welke wijze de aanspraakmanager de aanspraken kan toekennen aan eindgebruikers. De leveringsorder kan daarmee gezien worden als een opdracht aan de aanspraakmanager. Leveringsorders worden door de Bestelomgeving leermiddelen in een asynchrone uitwisseling gedeeld met de Aanspraakmanager.

De aanspraakmanager verwerkt een binnengekomen leveringsorder op basis van de specificaties naar aanspraken voor eindgebruikers. Een aanspraak is het recht om een digitaal leermiddel te activeren en te gebruiken. Een aanspraak is hiermee net iets anders dan een licentie. Een licentie is immers enkel het gebruiksrecht op een leermiddel. De aanspraak voegt hier het activatierecht aan toe en bevat ook informatie over de periode waarin een leermiddel geactiveerd mag worden.

De aanspraakmanager deelt de aanspraken met de licentieregistratie en het leermiddelenportaal. Dit betreft het daadwerkelijke leverproces van het digitale leermiddel voor de eindgebruiker. Nadat dit proces voltooid is dan is de aanspraak correct geregistreerd in de licentieregistratie én is de toegangslink zichtbaar voor de eindgebruiker in het leermiddelenportaal. Aanspraken worden door de Aanspraakmanager in asynchrone uitwisselingen gedeeld met de Licentieregistratie en het Leermiddelenportaal. Voor het Leermiddelenportaal is er ook de optie om Aanspraken via een bevraging op te vragen bij de Aanspraakmanager. Dit is een implementatiekeuze.

Zodra een eindgebruiker een leermiddel gaat gebruiken kan er door de Gebruiksomgeving digitaal leermateriaal of het Digitaal toetssysteem (afhankelijk van de aard van het leermiddel) een autorisatieverzoek worden gedaan bij de Licentieregistratie. Zodra het de eerste keer is dat het digitaal leermiddel wordt gebruikt dan wordt de aanspraak omgezet in een licentie. De Licentieregistratie verstuurt hiervoor een Leermiddelactivatie melding naar de Aanspraakmanager. De Aanspraakmanager verandert de status en verstuurt ook een melding naar de Bestelomgeving leermiddelen dat de leveringsorder gelicenseerd is.

Zoals aangegeven in principe V5 Business- en betaalmodellen kunnen leermiddelen op allerlei verschillende manieren aangeboden worden aan bestellers. Dit kan een klassiek model zijn waar betaald wordt op basis van bestelde aantallen, maar ook een verbruiks- of abonnementsmodel. Voor het verbruiks- en abonnementsmodel is het voor de Bestelomgeving leermiddelen van belang om inzicht te hebben in het leermiddelengebruik. De Bestelomgeving kan dit leermiddelengebruik daarom opvragen bij de Licentieregistratie.

Globaal conceptueel model inclusief monitoring

Vanuit de ontwerpprincipes van inzicht in de status van de levering en inzicht in activatie en gebruik door scholen is het globaal conceptueel model uitgebreid met een aantal aanvullende gegevensuitwisselingen. Deze gegevensdiensten die voornamelijk gericht zijn op monitoring voor inzicht en/of support zijn weergegeven in figuur 2.

 

globaal_conceptueel_model_monitoring.png
Figuur 2. Globaal conceptueel model inclusief monitoring

De referentiecomponenten die betrokken zijn in de levering dienen bij elkaar informatie op te kunnen vragen over de status van leveringsorders en aanspraken. Daarnaast is er de referentiecomponent Leermiddelendashboard toegevoegd. Deze referentiecomponent kan vanuit meerdere Bestelomgevingen leermiddelen, Aanspraakmanagers en Licentieregistraties een totaaloverzicht geven aan een onderwijsorganisatie over de status van de leveringen en de activatie en het gebruik van digitale leermiddelen.

Gedetailleerd conceptueel model

Het globaal conceptueel model is vertaald naar een gedetailleerd conceptueel model. Dit gedetailleerd conceptueel model is weergegeven in Figuur 3.

 

Leesbaarheid van de figuur

In het afsprakenstelsel Edu-V geldt architectuurprincipe B7: De leverancier van brongegevens is verantwoordelijk voor de integriteit van en mutaties op de gegevens met als doelstelling een enkele bron van waarheid voor gegevens uit de bron. Deze implicatie leidt ertoe dat referentiecomponenten de voor hen relevante gegevens ophalen bij de bron. In de praktijksituatie van verwerven en in gebruik nemen betreft het de brongegevens uit het administratiesysteem onderwijsdeelnemer (weergegeven in de kleur rood) en de leveranciersspecifieke leermiddelencatalogus (weergegeven in de kleur blauw).

Daarnaast vervult een referentiecomponent een specifieke functie in de ketenprocessen van het verwerven en in gebruik nemen van leermiddelen. Hiervoor kan een referentiecomponent gebruik maken van diverse gegevensdiensten. In de figuur is voor ieder van de referentiecomponenten aangegeven welke gegevensdiensten van toepassing zijn. Omwille van de leesbaarheid zijn de gegevensdiensten vanuit de Bestelomgeving leermiddelen en de Gebruiksomgeving digitaal leermateriaal (of Digitaal toetssysteem) van een andere kleur voorzien.

Omwille van de leesbaarheid zijn niet alle gegevenssoorten opgenomen in de figuur. Zo worden Aanspraken uitgewisseld vanuit de referentiecomponent Aanspraakmanager. Indien de toegang voor een enkele onderwijsdeelnemer geblokkeerd dient te worden dan kan er vanuit de Aanspraakmanager een verzoek tot statuswijziging (blocked of activated) worden verstuurd voor een enkele gebruiker. Voor het gemak wordt ook deze communicatie gevat onder uit uitwisselen van aanspraken. In de detailuitwerking van de ketenprocessen zijn deze gegevens uiteraard wel separaat gedefinieerd.

Het gedetailleerd conceptueel model bevat aan de bovenkant alle actoren die betrokken zijn in de praktijksituatie. Deze actoren – onderwijsmedewerker, besteller, onderwijsdeelnemer – interacteren met een aantal referentiecomponenten. In deze relatie zijn alle relevante scenario’s op nummer aangegeven. Zo worden leermiddelen besteld bij de Bestelomgeving leermiddelen. En maakt een onderwijsdeelnemer of onderwijsmedewerker gebruik van een Leermiddelenportaal en een Gebruiksomgeving digitaal leermateriaal (of Digitaal toetssysteem) bij het in gebruik nemen van leermiddelen.

In het gedetailleerd conceptueel model zijn een aantal referentiecomponenten en gegevensdiensten additioneel toegevoegd om alle scenario’s uit de praktijksituatie Verwerven en in gebruik nemen leermiddelen te kunnen ondersteunen. Het betreft de volgende aanvullingen:

  • Het Administratiesysteem onderwijsdeelnemer of het Administratiesysteem onderwijsmedewerker zijn als referentiecomponent toegevoegd. Deze referentiecomponent deelt cruciale informatie over het onderwijsaanbod, de onderwijsinrichting, onderwijsdeelnemers, onderwijsmedewerkers en specifiek de adresgegevens voor fijndistributie van onderwijsdeelnemers met de referentiecomponenten uit het globaal conceptueel model.

    • We spreken hier ook wel over randvoorwaardelijke brongegevens die andere referentiecomponenten nodig hebben om hun functie uit te voeren.

    • Ter illustratie dient de Aanspraakmanager te beschikken over informatie over AangebodenOpleidingen, AangebodenVakken, Inschrijvingen en Groepen uit het onderwijsaanbod en de onderwijsinrichting indien er gebruik wordt gemaakt van open levervarianten.

  • De Leveranciersspecifieke leermiddelencatalogus is als referentiecomponent toegevoegd. De leermiddelenaanbieder specificeert in deze leermiddelencatalogus welke leermiddelen en sets er aangeboden worden.

    • Ook deze gegevens over leermiddelen betreffen randvoorwaardelijke brongegevens die andere referentiecomponenten nodig hebben om hun functie uit te voeren.

  • Voor het scenario oriënteren op leermiddelen is de Overkoepelende leermiddelencatalogus als referentiecomponent toegevoegd.

  • Voor het scenario bepalen leermiddelen is de Selectieomgeving leermiddelen toegevoegd.

    • Als placeholder in het conceptueel model is de gegevensdienst Leermiddelselectie toegevoegd.

    • Deze gegevensdienst betreft een door een onderwijsorganisatie geselecteerde lijst met leermiddelen die bij een bestelomgeving leermiddelen vervolgens verworven gaan worden.

  • Als Bestelomgeving leermiddelen is het mogelijk om fysieke leermiddelen te laten leveren door een Distributiefaciliteit.

    • Als placeholder is er vanuit de Bestelomgeving leermiddelen naar de Distributiefaciliteit een gegevensdienst Leveringsorder toegevoegd.

    • Deze gegevensdienst is er op gericht om leveranciers met een bestelomgeving leermiddelen een levering van een fysiek leermiddel uit te laten voeren door een andere leverancier met een distributiefaciliteit.

  • Als leermiddelenverkoper is het mogelijk om leermiddelen in te kopen bij een leermiddelenaanbieder via de referentiecomponent Ordersysteem leermiddelen.

    • De gegevensdienst Leermiddelorders maakt het mogelijk op een uniforme wijze als Bestelomgeving leermiddelen een B2B inkooporder te plaatsen bij diverse leermiddelenaanbieders.

  • Als Bestelomgeving leermiddelen is het mogelijk om een activatiecode aan te vragen of in te trekken bij de Licentieregistratie.

    • De gegevensdienst Activatiecodes maakt het mogelijk om op een uniforme wijze als Bestelomgeving leermiddelen deze activatiecodes aan te vragen bij diverse leermiddelenaanbieders die in gebruik name via activatiecode ondersteunen.


Release notes

Deze uitwerking is gebaseerd op basis van de volgende stappen:

  • 0.0.1: Draft uitwerking van het conceptueel model beschreven door de adviseurs uit de kopgroep Verwerven en in gebruik nemen.

  • 0.0.2: Tekst geactualiseerd op basis van herziening rollen en referentiecomponenten in het architectuurkader.

  • 0.0.3: Gegevensdiensten SIS API opgesplitst in:

    • Onderwijsorganisatie

    • Adresgegevens fijndistributie

    • Onderwijsaanbod

  • 0.0.4: Conceptueel model nader uitgewerkt op basis van notitie die in de werkgroep Verwerven en in gebruik nemen leermiddelen is opgesteld.