Verwerven en in gebruik nemen

In figuur 1 zijn alle scenariobeschrijvingen voor de praktijksituatie Verwerven en in gebruik nemen van (digitale) leermiddelen opgenomen.

Per activiteit is de hoofdactor vanuit de onderwijsorganisatie met een eigen kleur aangegeven: onderwijsmedewerker en onderwijsdeelnemer. In de uitwerking van de scenariobeschrijving is indien mogelijk aangegeven welke functie de onderwijsmedewerker binnen de onderwijsorganisatie vervult. Deze functies zijn nader beschreven op de pagina actoren vanuit onderwijsorganisaties.

De actor van de onderwijsorganisatie interacteert in de scenariobeschrijving met één of meerdere referentiecomponenten. Wederom is de referentiecomponent die primair verantwoordelijk is voor het scenario aangegeven met een symbool. Zo is bijvoorbeeld de Bestelomgeving leermiddelen verantwoordelijk voor het bestellen en betalen van (digitale) leermiddelen. Meer informatie hierover is beschreven op de pagina referentiecomponenten.

In onderstaande paragrafen zijn de scenariobeschrijvingen uit Figuur 1 nader beschreven. In de beschrijving zijn de gegevensdefinities uit het architectuurkader gehanteerd.

Het betreft de volgende scenariobeschrijvingen:

Onderwijsmedewerker: Oriënteren op leermiddelen (#1)

De eerste activiteit betreft het oriënteren op leermiddelen. Onderwijsmedewerkers, veelal in de functie van leraar, benutten de referentiecomponent Overkoepelende of Leveranciersspecfieke leermiddelencatalogus met informatie over leermiddelen om bekend te raken met het aanbod in de markt. De informatie bevat onder meer een omschrijving, de leverancier die het leermiddel aanbiedt en het toepassingsgebied zoals sector, opleiding, onderwijsniveau, leerjaar en vak.

De referentiecomponent Overkoepelende leermiddelencatalogus kan deze informatie verder verrijken door een koppeling te leggen met de referentiecomponenten Leermaterialencatalogus van leveranciers van leermiddelen. In de Leermaterialencatalogus staat beschreven uit welke leermaterialen een leermiddel bestaat.

In de Overkoepelende leermiddelencatalogus kunnen allerlei varianten van leermiddelen getoond worden. Dit kunnen Leermiddelen zijn van educatieve uitgeverijen, online leerplatformen, toetsuitgevers, verenigingen en consortia. Tevens kunnen het leermiddelen die tegen betaling zijn te verwerven, vrij verkrijgbaar zijn of waarvoor de onderwijsorganisatie aangesloten dient te zijn bij een vereniging of consortium (bijvoorbeeld via een lidmaatschap)

Onderwijsmedewerker: Analyseren gebruik van leermiddelen (#2)

Op een onderwijsorganisatie worden diverse leermiddelen verworven en gebruikt. Om een keuze te maken voor het volgende schooljaar analyseren onderwijsmedewerkers, veelal in de functie van leermiddelencoördinator, leraar of inkoper, de toegevoegde waarde van de Leermiddelen. Vanzelfsprekend wordt hierbij gekeken naar de kwaliteit van het leermiddel, de behaalde resultaten en andere onderwijskundige aspecten.

In aanvulling hierop is het van belang dat de verworven Leermiddelen daadwerkelijk gebruikt worden door onderwijsmedewerkers en onderwijsdeelnemers. In dit scenario analyseert de onderwijsmedewerker het gebruik van leermiddelen. Dit inzicht biedt de onderwijsmedewerker, de mogelijkheid om met (vak)secties in gesprek te gaan over de optimale mix van leermiddelen voor het komende jaar. Zodra leermiddelen niet of nauwelijks gebruikt zijn, dan kan het gebruik hiervan voor het volgende jaar gestimuleerd worden of niet meer verworven worden.

Onderwijsmedewerker: Bepalen leermiddelen (#3)

Op een gegeven moment worden de leermiddelen voor een volgende periode of schooljaar bepaald. Dit kan de leermiddelenlijst zijn voor de start van het schooljaar, maar ook de lijst met leermiddelen die gebruikt gaan worden voor een specifiek vak. Deze activiteit wordt op iedere onderwijsorganisatie op een eigen manier ingevuld. Veelal bepalen onderwijsmedewerkers in de functie van leraar de leermiddelen voor het volgende schooljaar. Een onderwijsmedewerker in de functie van leermiddelencoördinator of inkoper begeleidt het proces. De besluitvorming vindt uiteindelijk plaats door een onderwijsmedewerker in de functie van onderwijsdirecteur.

Leveranciers kunnen dit proces ondersteunen door de referentiecomponent Selectieomgeving leermiddelen aan te bieden. In deze referentiecomponent kunnen onderwijsmedewerkers de leermiddelenselectie voor het komende schooljaar samenstellen.

Besteller: Bestellen leermiddelen (#4)

Nadat de leermiddelen zijn vastgesteld worden deze door een besteller, zijnde een onderwijsorganisatie of particulier verworven bij één of meerdere leveranciers die de leermiddelen verkopen. In het Edu-V afsprakenstelsel bieden deze leermiddelenverkopers de referentiecomponent Bestelomgeving leermiddelen aan. In het primair en voortgezet onderwijs is het gangbaar dat de leermiddelen worden verworven door de onderwijsorganisatie. Tevens kunnen aanvullende leermiddelen worden verworven door particulieren. In het middelbaar beroepsonderwijs worden de leermiddelen verworven door particulieren zijnde (ouders/verzorgers van) de student.

Een besteller bestelt de leermiddelen in een Bestelomgeving leermiddelen. De Besteller gaat akkoord met de levercondities, de levervarianten en de licentie- en betalingsvoorwaarden, die gelden voor de geselecteerde leermiddelen.

Na de bestelling hebben onderwijsdeelnemers of onderwijsmedewerkers die voldoen aan de levervariant een aanspraak op de digitale leermiddelen. Ze hebben het recht om het leermiddel in gebruik te nemen en te gaan gebruiken. In de levercondities is afgesproken in welke periode een onderwijsdeelnemer het digitale leermiddel in gebruik kan nemen.

Leverancier: Leveren leermiddelen (#5)

Na de bestelling door de Besteller stuurt de Bestelomgeving leermiddelen een opdracht (leveringsorder) aan de referentiecomponent Distributiefaciliteit leermiddelen voor alle fysieke leermiddelen. Tevens wordt een opdracht (leveringsorder) gestuurd naar de Aanspraakmanager voor het orkestreren van de levering van de digitale leermiddelen. De levering van digitale leermiddelen gebeurt door de Aanspraakmanager naar de referentiecomponent Licentieregistratie van de leermiddelenaanbieder en de referentiecomponenten Leermiddelenportaal en Leermiddelendashboard van de onderwijsorganisatie.

De referentiecomponent Licentieregistratie wordt op de hoogte gesteld door de Aanspraakmanager over een aanspraak op een leermiddel voor een eindgebruiker. De aanspraakmanager deelt hiervoor alle noodzakelijke informatie, waaronder het leermiddel, het type aanspraak en de bijbehorende verplichte autorisatiegegevens. Op basis van deze informatie kan de Licentieregistratie het leermiddel klaarzetten voor in gebruik name door de eindgebruiker.

De Aanspraakmanager zorgt er ook voor dat de referentiecomponent Leermiddelenportaal beschikt over de aanspraken. Het Leermiddelenportaal kan op basis van deze informatie toegangslinks toevoegen aan het overzicht van leermiddelen van onderwijsdeelnemers.

Indien een leverancier de referentiecomponenten Leermiddelenportaal en Onderwijsleeromgeving combineert in een applicatie dan kunnen de aanspraken gebruik worden voor het tonen van de deeplinks naar leermaterialen in het verworven leermiddel. Deze deeplinks zijn vervolgens te gebruiken door onderwijsmedewerkers en onderwijsdeelnemers om direct te navigeren naar de leermaterialen van het leermiddel. Meer informatie is te vinden in de praktijksituatie Combineren en arrangeren leermaterialen betreffende het onderdeel technische specificatie formaat deeplinks..

In het Edu-V afsprakenstelsel is het uitgangspunt om de levering van leermiddelen binnen enkele minuten na de verwerving (het proces van oriënteren tot bestellen) plaats te laten vinden. Dit betekent dat er geen vertraging optreedt voor onderwijsdeelnemers in het gebruik van leermiddelen als gevolg van het leverproces bij leveranciers.

Onderwijsmedewerker: Monitoren status levering (#6)

In het Edu-V afsprakenstelsel wordt gewerkt met duidelijke statussen waardoor het voor alle betrokken leveranciers en actoren duidelijk is in welk stadium de levering van een leermiddel zich bevindt. Zo wordt voorkomen dat een toegangslink al te benaderen is voordat het leermiddel is klaargezet voor in gebruik name door de Licentieregistratie. Ook biedt het alle referentiecomponenten die betrokken zijn bij de levering (Bestelomgeving leermiddelen, Aanspraakmanager, Licentieregistratie, Leermiddelenportaal) inzicht in de voortgang van de levering. In het geval van een incident tijdens de levering is het voor alle leveranciers die deze referentiecomponenten vervullen duidelijk in welk stadium de levering zich bevindt.

De onderwijsorganisatie kan gebruik maken van een leverancier die de referentiecomponent Leermiddelendashboard aanbiedt om deze statusinformatie (track-and-trace) inzichtelijk kan maken. Hierdoor is het voor de onderwijsorganisatie eenvoudiger om te lokaliseren bij welke partij het incident zich heeft voorgedaan. Deze transparantie maakt het leveren van support op incidenten voor alle leveranciers gemakkelijker.

Onderwijsmedewerker: Handmatig toewijzen leermiddelen (#7a)

De Aanspraken zijn succesvol geleverd in de referentiecomponent Leermiddelenportaal van de Onderwijsorganisatie. In het geval van de aanspraakvariant School hebben alle onderwijsdeelnemers een aanspraak op het leermiddel. Dit betekent echter niet dat alle onderwijsdeelnemers het leermiddel daadwerkelijk gaan gebruiken. Voor deze aanspraakvariant plaatst de referentiecomponent Leermiddelenportaal dan ook niet automatisch de toegangslink op de overzichten van leermiddelen van alle onderwijsdeelnemers.

Een Leermiddelenportaal kan voor deze situatie functionaliteit aanbieden zodat een onderwijsmedewerker de toegangslink kan plaatsen op de overzichten van leermiddelen voor één of meerdere onderwijsdeelnemers. De wijze waarop deze functionaliteit wordt geïmplementeerd is niet voorgeschreven vanuit het afsprakenstelsel. Het Leermiddelenportaal kan bij de Bestelomgeving leermiddelen opvragen welke leermiddelen de school heeft verworven en enkel voor deze leermiddelen de functionaliteit van handmatig toewijzen aanbieden.

Onderwijsmedewerker: Toewijzen leermaterialen aan lessen (#7b)

Indien een leverancier de referentiecomponenten Leermiddelenportaal en Onderwijsleeromgeivng combineert in een applicatie dan is het mogelijk voor onderwijsmedewerkers om leermaterialen toe te wijzen aan lessen.

De applicatie beschikt in dit geval over de toegangslink naar het leermiddel (vanuit de Leveranciersspecfieke leermiddelencatalogus) inclusief de onderliggende deeplinks naar leermaterialen (vanuit de Leermaterialencatalogus). Zo kan een onderwijsmedewerker, veelal in de functie van leraar, in de Onderwijsleeromgeving leermaterialen uit het leermiddel klaarzetten of plannen voor Onderwijsdeelnemers.

Dit scenario is uitgewerkt in de praktijksituatie Combineren en arrangeren leermaterialen.

Onderwijsdeelnemer: In gebruik nemen digitaal leermiddel (#8)

De eerste keer dat een eindgebruiker een leermiddel benadert wordt het leermiddel in gebruik genomen. Een eindgebruiker kan een leermiddel in gebruik nemen gedurende de bij de verwerving afgesproken activatieperiode. De activatieperiode is door de besteller overeengekomen bij het bestellen van de leermiddelen.

Bij het in gebruik nemen wordt de aanspraak op het leermiddel voor de onderwijsdeelnemer een licentie op het gebruik van het leermiddel. De referentiecomponent Licentieregistratie controleert of de Onderwijsdeelnemer voldoet aan de autorisatieregel van de type aanspraak die geldt voor het leermiddel.

In veel contractvoorwaarden is het in gebruik nemen het moment dat een aantal rechten komen te vervallen en een aantal plichten gaan gelden. Zo kan bijvoorbeeld het recht op annuleren komen te vervallen en gaan de gebruikersvoorwaarden als plicht gelden.

Onderwijsmedewerker: Monitoren leermiddelactivatie (#9)

In het Edu-V afsprakenstelsel wordt het in gebruik nemen van Leermiddelen geregistreerd door de Licentieregistratie. De in gebruik name wordt vastgelegd in het gegeven Leermiddelactivatie. De Leermiddelactivatie gaat in het Edu-V afsprakenstelsel naar de Aanspraakmanager.

Voor de Aanspraakmanager is deze informatie noodzakelijk om de status van de aanspraken bij te werken. Zo is het niet meer mogelijk om na een in gebruik name een aanspraak nog te annuleren. Wel is het mogelijk om de toegang tot het leermiddel te blokkeren. Zie ook #13 en #15.

Voor de Bestelomgeving leermiddelen is deze informatie noodzakelijk om administratieve en contractuele verplichtingen naar Scholen en Leermiddelenaanbieders na te komen. Het is immers mogelijk dat de Bestelomgeving leermiddelen afspraken heeft gemaakt over het betalen van verworven leermiddelen op basis van in gebruik name. De Bestelomgeving leermiddelen kan om deze reden informatie over leermiddelactivatie en -gebruik opvragen bij de Licentieregistratie.

Een onderwijsorganisatie kan leermiddelen verwerven bij meerdere Bestelomgevingen leermiddelen. Om deze reden kan de onderwijsorganisatie ervoor kiezen om een Leermiddelendashboard in te zetten. In dit Leermiddelendashboard kan de leermiddelactivatie van alle leermiddelen, verworven bij alle Bestelomgevingen leermiddelen, verzameld worden. Hierdoor kan een onderwijsmedewerker, veelal in de functie van leermiddelencoördinator of Inkoper, een totaaloverzicht krijgen over de status van de levering én de leermiddelactivatie van alle leermiddelen. Deze informatie kan door de onderwijsmedewerker gebruikt worden om indien nodig aanvullende leermiddelen te verwerven of het gebruik van de leermiddelen binnen de onderwijsorganisatie te monitoren.

Onderwijsdeelnemer: Gebruiken leermiddelen (#10)

De onderwijsdeelnemer heeft het leermiddel in gebruik genomen. Dit betekent dat in de afgesproken gebruiksperiode de onderwijsdeelnemer alle leermaterialen die bij het leermiddel horen kan gebruiken.

Onderwijsmedewerker: Monitoren leermiddelgebruik (#11)

Op een onderwijsorganisatie worden allerlei leermiddelen verworven en in gebruik genomen. Echter zegt dit nog niets over het daadwerkelijk gebruik van leermiddelen. Welke leermiddelen worden veel ingezet? En welke nauwelijks? Deze informatie is cruciaal voor een onderwijsmedewerker, veelal in de functie van leermiddelencoördinator, inkoper of applicatiebeheerder, om te kunnen sturen op doelmatig gebruik en adoptie van digitale leermiddelen in de onderwijsorganisatie. In het Edu-V afsprakenstelsel bieden we de mogelijkheid om Leermiddelgebruik te delen met de Bestelomgeving leermiddelen en de Dashboardaanbieder.

Het delen van deze informatie dient twee doelen. De Bestelomgeving leermiddelen kan leermiddelgebruik benutten voor administratieve en contractuele afhandeling. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om leermiddelen aan te bieden in abonnementsvorm waarbij de onderwijsorganisatie periodiek (bijvoorbeeld per maand, kwartaal of jaar) betaalt voor het aantal actieve gebruikers van het leermiddel.

Het Leermiddelendashboard kan het gebruik van alle leermiddelen, verworven bij één of meerdere Bestelomgevingen leermiddelen, tonen in een totaaloverzicht aan een onderwijsmedewerker, veelal in de functie van leermiddelencoördinator, inkoper of applicatiebeheerder.

Onderwijsmedewerker: Betalen leermiddelen (#12)

De Besteller (onderwijsorganisatie of particulier) van een leermiddel is bij het bestellen akkoord gegaan met de betaal- en licentievoorwaarden. Dit leidt voor leermiddelen met een vergoeding uiteindelijk tot een factuur voor de Besteller verstuurd door de Bestelomgeving leermiddelen. De wijze van betalen, de businessmodellen of de betalingsvoorwaarden zijn competitief en geen onderdeel van het Edu-V afsprakenstelsel. In het Edu-V afsprakenstelsel is wel alle informatie beschikbaar voor de Bestelomgeving leermiddelen om de facturatie, voor alle gewenste businessmodellen en betalingsvoorwaarden, te verzorgen. Zo is het onder meer mogelijk om:

• een factuur te sturen na de bestelling en de levering pas te starten na betaling (vooraf betalen);

• een factuur te sturen na de bestelling en direct erna de levering te verzorgen en in gebruik name toe te staan, ongeacht het moment van betalen;

• een factuur te sturen op basis van het aantal onderwijsdeelnemers die het leermiddel in gebruik hebben genomen (achteraf betalen);een abonnement aan te bieden waarbij periodiek (bijvoorbeeld maandelijks) een factuur wordt gestuurd op basis van het aantal onderwijsdeelnemers die in de periode (bijvoorbeeld afgelopen maand) het leermiddel hebben gebruikt;

• periodiek een verzamelfactuur te sturen van de in een bepaalde periode verworven leermiddelen.

Om al deze varianten mogelijk te maken kan de Bestelomgeving leermiddelen in het Edu-V afsprakenstelsel beschikken over de leermiddelactivatie en indien noodzakelijk het leermiddelgebruik van leermiddelen. De leverancier die de Bestelomgeving leermiddelen aanbiedt en de leverancier die de leermiddelen aanbiedt maken onderling afspraken welke gegevens uitgewisseld worden. Hierbij is het uitgangspunt dat de leermiddelenaanbieder alle benodigde gegevens vanuit de Licentieregistratie deelt met de Bestelomgeving leermiddelen, die noodzakelijk zijn om de door de leermiddelenaanbieder gekozen businessmodellen als Bestelomgeving leermiddelen te kunnen factureren.

Besteller of Leverancier: Annuleren (#13), wijzigen (#14) en blokkeren (#15)

De hiervoor beschreven activiteiten betreffen de ‘happy flow’ van het verwerven en in gebruik nemen van leermiddelen. In de praktijk is het altijd mogelijk dat er iets niet helemaal goed loopt. Het moet voor de Besteller mogelijk zijn om een bestelling te annuleren of te wijzigen, en voor een leverancier om in gebruik name en gebruik van het leermiddel te blokkeren. Vanzelfsprekend is dit niet mogelijk zonder onderlinge afspraken. Deze afspraken zijn bilateraal vastgelegd als onderdeel van de licentie- en betalingsvoorwaarden. Dit zijn competitieve afspraken tussen Besteller, de leermiddelenaanbieder en indien dit een andere leverancier is, ook de leermiddelenverkoper.

Het Edu-V afsprakenstelsel hanteert de volgende voorwaarden en gedragsregels met betrekking tot annuleren, wijzigen en blokkeren:

Onderwijsorganisatie en leverancier: Delen prognose (#16)

Het is voor leermiddelenverkopers en leermiddelenaanbieders van belang om tijdig te weten welke leermiddelen er voor het aankomende schooljaar en met welke aantallen verworven gaan worden. Dit stelt leveranciers in staat om hiervoor de noodzakelijk voorbereidingen te treffen. Deze prognoseinformatie wordt tijdig door de onderwijsorganisatie conform de ketenkalender gedeeld met de leveranciers die betrokken zijn bij het verwerven en in gebruik nemen van leermiddelen.

Leverancier: Leermiddelen inkopen (#17)

Een leermiddelenverkoper verkoopt leermiddelen van een leermiddelenaanbieder aan onderwijsorganisaties of particulieren. De leveranciers hebben hier bilaterale afspraken over gemaakt. Afhankelijk van deze bilaterale afspraken kan er behoefte zijn aan het inkopen van leermiddelen vanuit de leermiddelenverkoper bij de leermiddelenaanbieder.

Een mogelijke toepassing betreft het op voorraad inkopen van fysieke leermiddelen (al dan niet onderdeel van combiprodcuten) door de leermiddelenverkoper. Een andere toepassing is dat de leveranciers onder verschillende inkoopvoorwaarden met elkaar kunnen samenwerken. De leermiddelenverkoper kan dan aan de leermiddelenaanbieder doorgeven hoeveel leermiddelen er onder specifieke inkoopvoorwaarden zijn verkocht.

Bij het plaatsen en bevestigen van een inkooporder vanuit de Bestelomgeving leermiddelen bij het Ordersysteem leermiddelen kunnen beide partijen hun administratieve gegevens uitwisselen (inkoopordernummer, verkoopordernummer en contractnummer). Door het contractnummer vervolgens ook mee te nemen in de leveringsorder en de aanspraken kunnen beide leveranciers de geld-goederenstroom sluiten.

Leverancier: Aanvragen en intrekken van een activatiecode (#18)

Bij het verwerven van leermiddelen is niet altijd te bepalen wie de beoogde gebruiker wordt van het leermiddel. De open levervarianten School, Opleiding, Vak en Groep bieden aan onderwijsorganisaties de flexibiliteit om leermiddelen in gebruik te nemen op basis van een andere autorisatiegrondslag.

In de praktijk worden ook leermiddelen verworven met de intentie om die door één individu in gebruik te laten nemen, maar waar vooraf niet bekend is wie dit individu is. In dit scenario is het niet wenselijk om een open leveringsvariant te hanteren omdat deze de in gebruik name toestaan door alle onderwijsdeelnemers die voldoen aan de autorisatieregel.

De Besteller is daarmee op zoek naar een individuele levervariant voor een nog niet bekend individu. De activatiecode biedt voor deze situatie een oplossing. Het digitale leermiddel kan in gebruik genomen worden door een individu op basis van een unieke en eenmalig in te wisselen activatiecode. Deze levervariant wordt onder meer toegepast in de volgende verkoopsituaties:

• in het middelbaar beroepsonderwijs waarbij leermiddelen worden verkocht aan particulieren.

• door het afdrukken van activatiecodes en deze toe te voegen aan een fysiek leermiddel.

• bij tenders waar scholen een voorkeur hebben voor activatiecodes voor specifieke leermiddelen.

Het hanteren van de activatiecode is hiermee een aanvulling op de individuele levervarianten.

Een activatiecode kan door een leverancier die de Bestelomgeving leermiddelen aanbiedt aangevraagd worden bij de Licentieregistratie van de leermiddelenaanbieder. In het Edu-V afsprakenstelsel zijn afspraken gemaakt over het aanvragen en intrekken van activatiecodes.

Release notes