Titel | Proces uittreding |
Versie | 0.0.3 |
Datum | 31 Mei 2024 |
Auteur | Kopgroep Beheersing Edu-V |
Acties |
|
Het uittredingsproces heeft als doel een Deelnemer op gestructureerde wijze en met oog voor de belangen van Onderwijsorganisaties (en Onderwijsdeelnemers) en de overige Deelnemers (samen Gebruikers van de Gegevensdienst) uit te laten treden. Uittreding kan (door omstandigheden of als uitkomst van het Nalevingsbeleid) gedwongen zijn of op eigen initiatief van de Deelnemer.
Proces uittreding
Op grond van artikel 5.7 van de Deelnemersovereenkomst zijn de Deelnemers verplicht een continuïteits- en/of exit plan op te stellen conform het proces uittreding. Artikel 5.7 Deelnemersovereenkomst luidt:
5.7 Bij beëindiging van de Overeenkomst verleent Deelnemer alle medewerking aan het proces uittreding conform de afspraken hierover in het Afsprakenstelsel Edu-V om de continuïteit van de Leer- en onderwijsmiddelen zeker te stellen, onder meer door mee te werken aan overdracht aan een andere Deelnemer en beschikt in dit kader over een continuïteits- en/of exitplan. Deelnemer verleent tevens alle medewerking aan Onderwijsorganisaties om Onderwijsdeelnemers te informeren over de stopzetting van zijn Diensten en de verwijzing naar meer informatie over de mogelijkheden eventueel via een andere Deelnemer Diensten en/of Digitale onderwijsmiddelen af te nemen.
In dit proces uittreding zijn de uitgangspunten opgenomen waaraan het continuïteits- en/of exit plan van de Deelnemer minimaal moet voldoen. De afspraak om over een continuïteits- en/of exit plan te beschikken heeft als doel om Deelnemer vroegtijdig na te laten denken op welke wijze hij invulling geeft - voor het geval deze situatie zich (onverhoopt) voordoet -aan beëindiging van zijn dienstverlening in relatie tot het Afsprakenstelsel Edu-V.
Het voorstel is dat
Het continuïteits- en/of exit plan door de Deelnemer wordt opgesteld en is afgestemd op de Referentiecomponent en/of Gegevensdienst die de Deelnemer levert (=continuïteits- en/of exit plan op maat).
Het continuïteits- en/of exit plan voldoet aan de uitgangspunten die het Afsprakenstelsel Edu-V aan het continuïteits- en/of exit plan van de Deelnemer stelt (zie hieronder). Stichting Edu-V kan het continuïteits- en/of exit plan toetsen op de genoemde uitgangspunten.
Eventuele voorstellen van Stichting Edu-V tot verbetering worden door de Deelnemer doorgevoerd in een aangepast continuïteits- en/of exit plan.
De Deelnemer is verantwoordelijk voor het beheer en actueel houden van het continuïteits- en/of exit plan.
Stichting Edu-V kan de naleving van de actualisatie van het continuïteits- en/of exit plan controleren of (laten) controleren conform het proces naleving. De Deelnemer verleent te allen tijde medewerking aan deze controle.
Escalaties en klachten over de controle op de naleving en/of uitvoering van het continuïteits- en/of exit plan kunnen worden ingediend bij de Klachten- en Geschillencommissie.
Uitgangspunten continuïteits- en/of exit plan
Voor het opstellen en hanteren van het continuïteits- en/of exit plan door de Deelnemer worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
I. Uitwerking per Referentiecomponent/ Gegevensdienst
Het continuïteits- en/of exit plan is per Referentiecomponent / Gegevensdienst waarvoor de Deelnemer toetreedt uitgewerkt. Het volgende wordt hierbij - voor zover van toepassing - tenminste uitgewerkt:
a. De impact op een andere Deelnemer bij de levering van Gegevensdienst(en) aan andere Deelnemers in het Ecosysteem, de wijze van oplossen van de gevolgen en het minimaliseren van eventuele negatieve effecten daarvan.
b. De mate waarin de beëindiging van de Deelnemersovereenkomst impact heeft op het primaire proces van de Onderwijsorganisatie(s), en op welke wijze Onderwijsorganisaties hiervan zo min mogelijk/ geen hinder ondervinden/ worden ontzorgd.
c. De manier waarop medewerking wordt verleend aan eventuele overdracht naar andere Deelnemer(s) van Gebruikers van de Gegevensdienst(en).
II. Scenario’s van beëindiging
In het continuïteits- en/of exit plan wordt rekening gehouden met de in artikel 5 van de Deelnemersovereenkomst opgenomen scenario’s van beëindiging, zijnde:
a. de opzegtermijn van 4 weken (artikel 5.1 Deelnemersovereenkomst).
b. beëindiging i.v.m. verzuim na ingebrekestelling (artikel 5.2 Deelnemersovereenkomst, en
c. onmiddellijke beëindiging (artikel 5.3 Deelnemersovereenkomst).
III. Planning
In het continuïteits- en/of exit plan is de planning opgenomen voor de stopzetting en een veilige en volledige eventuele overdracht van de dienstverlening zonder (en/of met zo min mogelijk) storing. Deze planning behelst tenminste voor iedere Gebruiker van de referentiecomponent met bijbehorende (verplichte) gegevensdienst(en) die het betreft:
De startdatum van het beëindigingstraject.
De termijn van het nog in stand houden van de gegevensdienst in relatie tot een eventueel volledige overdracht aan andere Deelnemer(s) indien hiervoor gekozen is in het continuïteits- en/ of exitplan en/of naar de wens van Gebruikers van de Gegevensdienst(en).
De overdrachtsdatum (indien van toepassing). Dit is de datum dat de uitvoering van de gegevensdienst en eventueel de data, verantwoordelijkheid, kennis en middelen wordt overgedragen aan een opvolgend Deelnemer indien hiervoor gekozen is in het continuïteits- en/ of exitplan en/of naar de wens van Gebruikers van de Gegevensdienst(en).
De einddatum waarop de overdracht succesvol is afgerond (indien van toepassing).
De stopzetting van het voeren van het Merk.
IV. Uitvoering: wie is waar bij de uitvoering van het exit plan verantwoordelijk voor wat?
Het continuïteits- en/of exit plan biedt inzicht in wat de organisatie voor de uitvoering van het continuïteits- en/of exit plan is, het team en contactgegevens van de hierbij betrokken contactpersonen en/of eerste aanspreekpunten van de uittredende Deelnemer. Dit houdt in dat het continuïteits- en/of exit plan inzicht biedt in de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende betrokken personen in het traject.
V. Onderhoud
Het continuïteits- en/of exit plan omvat een beschrijving van hoe de actualiteit van het continuïteits- en/of exit plan binnen de organisatie van de Deelnemer wordt gewaarborgd. Tenminste eenmaal per jaar of zoveel meer indien redelijkerwijs noodzakelijk wordt het continuïteits- en/of exit plan geëvalueerd, zo nodig aangepast zodat het te allen tijde up to date is.
VI. Vertrouwelijkheid
Het continuïteits- en/of exit plan omvat een beschrijving van hoe de omgang met vertrouwelijke informatie/documenten en Persoonsgegevens overeenkomstig de afspraken die hierover ook op het gebied van informatiebeveiliging en in de (eventuele) (sub)verwerkersovereenkomst zijn opgenomen wordt gewaarborgd.
Bijvoorbeeld door (eventuele aanvullende) specifieke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen in relatie tot beëindiging van de overeenkomst en continuïteit van de dienstverlening voor de Gebruiker.
VII. Communicatie
Het continuïteits- en/of exit plan is duidelijk over de communicatie van de Deelnemer over de uitreding richting de verschillende Onderwijsorganisaties en de Deelnemers aan het Ecosysteem zodat Stichting Edu-V en de uittredende Deelnemer hun communicatie hierover op elkaar kunnen afstemmen.
VIII. Onderaannemers
Indien van toepassing overlegt de Deelnemer per Referentiecomponent/ Gegevensdienst bij toetreding het continuïteits- en/of exit plan van de in dat kader onder zijn verantwoordelijkheid opererende onderaannemers. Het continuïteits- en/of exit plan van onderaannemers van de Deelnemer voldoet aan dezelfde uitgangspunten zoals die aan het continuïteits- en/of exit plan van de Deelnemer worden gesteld.