Als een Partij toe wil treden tot het Afsprakenstelsel wordt het volgende proces gehanteerd: 

• Partij maakt kenbaar deel te willen nemen aan het Afsprakenstelsel via het aanmeldformulier op de website. 

• De Stichting Edu-V verstrekt informatie over: 

a.  het Afsprakenstelsel Edu-V,  

b. het toetredingsbeleid en het keurmerkbeleid.  

c. de toetredingsprocedure,  

d. de intentieverklaring 

e. de zelfverklaring, en  

f. indien van toepassing de aanvraag voor beschikbare tegemoetkomingsregeling. 

• Partij ondertekent de intentieverklaring en zelfverklaring, inclusief eventueel gevraagde bewijsstukken.  

• De Stichting controleert of Partij de randvoorwaarden, zoals beschreven in de intentieverklaring en zelfverklaring, onderschrijft en/of heeft geïmplementeerd en ondertekent de intentieverklaring.  

• De Intentiehouder wordt opgenomen in het Keurmerkregister op de website van Edu-V [zie registratie] 

• De stichting start de Voorfase op. 

Deze fase bestaat uit de Basiskwalificatie en de Technische kwalificatie van een of meerdere Referentiecomponenten met bijbehorende Gegevensdiensten. 

Om als Intentiehouder met een Referentiecomponent en bijbehorende Gegevensdienst(en) toe te kunnen treden tot het Afsprakenstelsel Edu-V vindt een Basiskwalificatie plaats. 

• De Basiskwalificatie heeft als doel te toetsen of aan de toetredingscriteria in het Toetredingsbeleid is voldaan. In de Basiskwalificatie worden alle toetredingscriteria getoetst exclusief de Technische kwalificatie. 

• De Stichting geeft aan of de Basiskwalificatie met succes is afgerond. Indien dat het geval is,  wordt in het Keurmerkregister de status gewijzigd naar Kandidaat-Deelnemer [zie registratie] 

Om als Kandidaat-deelnemer toe te kunnen treden tot het Afsprakenstelsel Edu-V zal minimaal één Referentiecomponent met Gegevensdienst technisch gekwalificeerd moeten worden.  

• De Technische kwalificatie heeft als doel te toetsen of de betreffende Referentiecomponent en bijbehorende Gegevensdienst(en) voldoen aan de afspraken in het Afsprakenstelsel Edu-V. 

• Ter voorbereiding van de Technische kwalificatie zal de Stichting er voor zorg dragen dat informatie wordt verstrekt over de technische eisen behorende bij de Referentiecomponent. 

• Technische kwalificatie vindt plaats op basis van een geslaagde deelname aan een door de Stichting op reguliere basis georganiseerde ketentest. 

• De Kandidaat-Deelnemer geeft aan wanneer hij voor welke Referentiecomponent en bijbehorende Gegevensdienst(en) wil deelnemer aan een ketentest. 

• De Technische kwalificatie bestaat uit 2 rondes. Als er in de eerste ronde punten geconstateerd worden die niet voldoen aan de afspraken set krijgt de Kandidaat- Deelnemer  de mogelijkheid deze op te lossen. Hierna vindt een 2e toets plaats. 

• De Stichting bepaalt op basis van de uitkomsten van de ketentest of daarmee de kwalificatie voor het Afsprakenstelsel Edu-V  voor de betreffende Referentiecomponent en Gegevensdienst(en) van de Kandidaat-Deelnemer met succes is afgerond. 

• In het geval dat de technische kwalificatie niet met succes is afgerond, kan de Kandidaat-Deelnemer  deelnemen aan de volgende georganiseerde ketentest. 

• Als een Kandidaat-Deelnemer het niets eens is met oordeel van de Stichting kan dit kenbaar gemaakt worden conform de procedure van het Klachten en geschillen proces 

• Na de ketentest verklaart de Kandidaat-Deelnemer dat de betreffende Referentiecomponent en Gegevensdienst in de productie omgeving beschikbaar is. 

• Als bovenstaande stappen positief doorlopen zijn wordt de uitbreiding bekrachtigd door het ondertekenen van de Deelnemersovereenkomst.

• De status van Kandidaat-Deelnemer wordt in de betreffende registers gewijzigd in Deelnemer. De aanvullende Referentiecomponent en/of gegevensdienst wordt aan de Deelnemer toegevoegd in de registers en weergegeven op de website van Edu-V [zie registratie] 

Een Deelnemer kan een aangeboden Referentiecomponent en/of gegevensdienst(en) terugtrekken en met een extra Referentiecomponent en/of gegevensdiensten toetreden. 

Bij het terugtrekken van een Referentiecomponent en/of gegevensdienst wordt het volgende proces gehanteerd: 

• Deelnemer geeft door middel van het wijzigingsformulier aan een of meerdere aangeboden Referentiecomponenten en/of gegevensdiensten te willen terugtrekken 

• De bijlage van de Deelnemersovereenkomst wordt aangepast en de betreffende Referentiecomponent/gegevensdienst wordt uit de betreffende registers gehaald [zie registratie] 

• De betreffende Referentiecomponent en/of gegevensdienst wordt uit de communicatie-uitingen verwijderd 

• Als door het terugtrekken van de betreffende Referentiecomponent en/of gegevensdienst de Deelnemer geen diensten meer aanbiedt binnen het afsprakenstelsel wordt de Deelnemersovereenkomst beëindigd en wordt de betreffende partij verwijderd uit alle Edu-V communicatie-uitingen. Tevens volgt uitvoering van het proces uittreding. 

• Deelnemer geeft door middel van het wijzigingsformulier aan een of meerdere aanvullende Referentiecomponenten en/of gegevensdiensten te willen aanbieden 

• De Stichting geeft per Referentiecomponent en/of gegevensdienst aan  welke subset van de Toetredingscriteria in het toetredingsbeleid moet worden voldaan 

• Deelnemer levert de benodigde informatie aan om aan te kunnen tonen te voldoen aan deze subset van de toetredingscriteria 

• De Stichting geeft aan of de aangeleverde informatie voldoet. Zo niet dan krijgt de beoogde Deelnemer de mogelijkheid om de ontbrekende informatie aan te vullen 

• Deelnemer doorloopt de technische kwalificatie behorende bij de aan te bieden Referentiecomponent en/of gegevensdienst [Zie technische kwalificatie] 

• De Stichting bepaalt op basis van de uitkomsten van de ketentest of daarmee de technische kwalificatie voor het Edu-V afsprakenstelsel voor betreffende Referentie component en Gegevensdienst(en) van de Partij met succes is afgerond. 

• In het geval dat de technische kwalificatie niet met succes is afgerond, kan de Partij deelnemen aan de volgende georganiseerde ketentest. 

• Als een Kandidaat-deelnemer het niets eens is met oordeel van de Stichting kan dit kenbaar gemaakt worden conform de procedure van het Klachten en geschillen proces 

• Na de ketentest verklaart de Partij dat de betreffende Referentiecomponent/gegevensdienst in de productie omgeving beschikbaar is. 

• Als bovenstaande stappen positief doorlopen zijn wordt de uitbreiding bekrachtigd door het ondertekenen van de aangepaste Bijlage I van de Deelnemersovereenkomst. 

• De aanvullende Referentiecomponent en/of Gegevensdienst wordt aan de Deelnemer toegevoegd in de registers en weergegeven op de website van Edu-V [zie registratie] 

De Stichting registreert de volgende gegevens van de (Kandidaat-)Deelnemer: 

• De naam en algemene contactgegevens van de Partij 

• De Referentiecomponent(en) waarmee de Partij wil deelnemen/ deelneemt en het product (commerciële merknaam) van de Partij waar de component onderdeel van is 

• De Gegevensdienst(en) die de leverancier zal uitwisselen conform het afsprakenstelsel 

• Contactgegevens (waaronder Help- en servicedesk) voor de Stichting en andere deelnemers